Administrative Assistant / Sekretär / in des Vorstandsvorsitzenden (DAX 40) (w / m / d)

Sie suchen eine vielseitige Aufgabe mit echter Verantwortung und Perspektive?

Dann werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie als Administrative Assistant / Sekretär / in des Vorstandsvorsitzenden (DAX 40) (w / m / d) die Zukunft aktiv mit!

In dieser Position unterstützen Sie unseren Vorstandsvorsitzenden nicht nur organisatorisch, sondern auch weit über die klassischen Aufgaben eines Sekretariats hinaus . Sie arbeiten eng mit den Vorstandssekretariaten und Management Assistants zusammen und tragen dazu bei, unsere strategischen Unternehmensziele erfolgreich umzusetzen.

Sie übernehmen vom ersten Tag an Verantwortung , bringen sich aktiv ein und arbeiten an spannenden, herausfordernden Themen mit. Dabei sind Sie Teil eines wertschätzenden Teams, das Zusammenarbeit großschreibt und individuelle Entwicklung fördert . Unsere Hauptverwaltung in Heidelberg bietet Ihnen einen modernen, inspirierenden Arbeitsplatz - kombiniert mit einem hybriden Arbeitsmodell, das Flexibilität und persönliche Nähe optimal verbindet.

IHRE NEUE HERAUSFORDERUNG

Eigenverantwortliche Organisation und Koordination anspruchsvoller Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für den Vorstandsvorsitzenden

Professionelle Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten etc. in deutscher und englischer Sprache

Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen sowie aktive Unterstützung bei Projekten

Kalenderverwaltung, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und Geschäftsterminen

Planung, Durchführung und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, -Seminaren und -Reisen

Unterstützung bei der Vorbereitung von Sitzungen des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse

Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem Management Assistant

Betreuung in- und ausländischer Gäste

Rechnungsbearbeitung sowie digitale Archivierung von Dokumenten

DAS BRINGEN SIE MIT

Kaufmännische Ausbildung, Bachelor-Studium oder vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Erfahrung in verantwortlicher Assistenz- / Sekretariatsfunktion, idealerweise auf Vorstands- oder Geschäftsführungsebene

Hohe Affinität zum digitalen und vernetzten Arbeiten

Schnelle Auffassungsgabe und Fähigkeit mit sich schnell verändernden Anforderungen umzugehen

Hohes Maß an Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit

Präzise, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise

Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie hohe Serviceorientierung

Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse

Sehr gute MS Office-Kenntnisse

WIR BIETEN

Wir glauben daran, dass berufliches Engagement dann am stärksten ist, wenn auch persönliche Ziele Raum bekommen. Deshalb bieten wir Ihnen neben einer fairen Vergütung zahlreiche Benefits, die Sie in Ihrer individuellen Lebenssituation unterstützen und echten Mehrwert bieten :

Flexible Arbeitszeitmodelle mit bis zu 50% Mobilem Arbeiten innerhalb Deutschlands

30 Urlaubstage  mit zusätzlichen Sonderurlaubstagen

Attraktive Vergütung mit Gewinnbeteiligung / Bonus, Weihnachts- und Urlaubsgeld

Vielfältiges Weiterbildungsangebot : Möglichkeit zur Unterstützung bei berufsbezogenen Weiterbildungen, verschiedene Fach- und Führungskräfteentwicklungsprogramme

JobTicket, JobBike und weitere attraktive Konditionen und Rabatte bei bspw. Fitnessstudios

Firmeneigener Fitnessraum , verschiedene Sportgruppen, Gesundheits- und Präventionskampagnen

Individuelles Onboarding mit Teilnahme am Buddy-Programm und verschiedenen Initiativen zum Netzwerken (Network of Women, International Network etc.)

Moderne Konzernzentrale direkt am Neckar  mit ergonomischen Arbeitsplätzen und höhenverstellbaren Schreibtischen

Gesundes und vergünstigtes Essensangebot in unserer Kantine

Fahrrad- und Tiefgarage mit Ladestationen – für E-Bike und Auto

• ... und vieles mehr.