Office Manager (m / w / d)

Office Manager (m / w / d) Die fortiss GmbH ist ein 2008gegründetes Landesforschungsinstitut des Freistaats Bayern undtreibt die anwen­dungs­­orientierte Forschung an innovativenSoftwaretechnologien voran. Als Motor der digitalen Transformationgestalten wir gemeinsam mit Wirtschaft und Gesellschaft dieZukunft. Mehr als 110 wissenschaftliche undnicht­wis­sen­schaftliche Mitarbeiter / innen arbeiten daran,technologische Innovationen zu entwickeln und in die Praxis zubringen. Unsere zentralen Services sorgen dabei für optimaleRahmenbedingungen und ermöglichen ein effizientes,zukunftsorientiertes Arbeiten. Sie sind ein Organisationstalent undbehalten auch in komplexen Abläufen den Überblick? Sie sorgendafür, dass Prozesse im Büro- und Facility-Management reibungslosablaufen, strukturieren den Arbeitsalltag und koordinierenVeranstaltungen sowie Dienstreisen effizient? Dann werden Sie Teilunseres engagierten Teams und bringen Sie Ihr Know-how aktiv ein!Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine / n engagierte / n : Office Manager (m / w / d) Ihre Aufgaben sind : 1. Office-ManagementMitarbeit im Office- und Facility-Management an zwei Standorten(Guerickestraße und Highlight Towers) Steuerung und Überwachungexterner Dienstleister (z. B. Facility Management, Reinigung,Catering) Sicherstellung des reibungslosen Betriebs derBüroinfrastruktur, inkl. Beschaffung des Bürobedarfs und Verwaltungdes Zugangssystems 2. Administration & RechnungsmanagementErfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen sowie Monitoringdes Freigabeprozesses Unterstützung bei Budgetplanungen undBedarfsabschätzungen Erstellung und Optimierung vonProzessdokumentationen, u. a. für Dienstreisen und BeschaffungBearbeitung der internen und externen Post sowie Organisation desinternen Dokumententransfers 3. Dienstreise- &Veranstaltungsmanagement Planung, Buchung und Abrechnung vonDienstreisen im In- und Ausland gemäß internen und externenVorgaben sowie Prüfung und Freigabe von Dienstreiseanträgen nachexternen Richtlinien (BayRKG) Planung und Koordination von internenund externen Veranstaltungen, Business Events und Meetings inkl.Catering, Raumausstattung und TeilnehmermanagementWeiterentwicklung des Travelmanagements, einschließlichBuchungssysteme und Reisebüropartner. 4. Arbeitsschutz Koordinationvon Maßnahmen im Bereich Arbeitsschutz in Zusammenarbeit mitexternen Dienstleistern Unterstützung bei der Umsetzung vonSicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiter und Besucher Was Siemitbringen sollten : Erfolgreich abgeschlossene kaufmännischeAusbildung oder eine vergleichbare Qualifikation Erfahrung imOffice-, Event- oder Travel-Management (z.B. Reisebüro)Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte ArbeitsweiseAusgeprägte Serviceorientierung, Kommunikationsstärke undOrganisationstalent Sicherer Umgang mit MS Office und digitalenVerwaltungssystemen Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnissein Wort und Schrift Kenntnisse im Bereich Arbeitssicherheit sindein Plus, aber keine Voraussetzung. Was wir Ihnen bieten können : Vollzeit- oder Teilzeitarbeit (ab ca. 30 Stunden / Woche), flexibelgestaltbar, mit Möglichkeit zum mobilen Arbeiten („Home Office“)Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst derLänder (TV-L E 8), abhängig von Qualifikation und Erfahrung Einenmodernen Arbeitsplatz in München-Schwa­bing, der sehr gut mitöffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist Ein kollegiales Teammit offenen Türen, flachen Hierarchien und Raum für eigene IdeenEine lebendige Unternehmenskultur, in der man „per Du“ ist DieMöglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und sich fachlich sowiepersönlich weiterzuentwickeln – z. B. durch individuelle Fort- undWeiterbildungen Einen sicheren, unbefristeten undabwechs­lungs­reichen Arbeitsplatz in einer internationalenUmgebung Betriebliche Altersvorsorge, Zuschuss zum ÖPNV sowiemonatlich wechselnde Rabattangebote Haben wir Ihr Interessegeweckt? Dann sind wir neugierig auf Sie! Wir freuen uns auf IhreBewerbung, gern mit Motivationsschreiben, Lebenslauf undZeugnissen, unkompliziert und schnell über unser Karriereportal!Jetzt bewerben Ansprechpartner : Dr. Philipp Kopp fortiss GmbHLandesforschungsinstitut des Freistaats Bayern fürsoftwareintensive Systeme Guerickestr. 2580805 MünchenDeutschlandTel : +49 89 [email protected]