Sachbearbeiter - Dokumentenmanagement (m/w/d)

Im Mittelpunkt steht die Gesundheit

Wir suchen für unser Referat Z3 Beschaffung und Logistik zum 01.01.2025 eine / n

Sachbearbeiter / in (m / w / d) im Dokumentenmanagement

Wir, das Paul-Ehrlich-Institut,

sind eine wissenschaftliche Einrichtung des Bundes, die für die Prüfung und Zulassung von Impfstoffen und biomedizinischen Arzneimitteln zuständig ist und im Bereich der Life Sciences Forschung betreibt.

Die Vernetzung mit nationalen und internationalen Akteuren macht uns zu einem kompetenten Ansprechpartner für die Öffentlichkeit, Wissenschaft, Medizin, Politik und Wirtschaft.

Das Referat Beschaffung und Logistik

begleitet als zentrale Dienstleistungseinheit einen Großteil der Informationsflüsse im Paul-Ehrlich-Institut : vom Eingang über die Registrierung, die Weiterverarbeitung und Verteilung an interne Empfänger bis hin zur Ausgangsbearbeitung, der Veröffentlichung (z.

B. Bundesanzeiger, nationales Arzneimittelinformationssystem) und die Archivierung.

Ihre Aufgaben

• Posteingangsbearbeitung und Dokumentenbereitstellung
• Betreuung zentraler E-Mail- und De-Mail-Adressen sowie Weiterverarbeitung der Eingänge
• Registrierung aller elektronischen und papiergebundenen Eingänge, beispielsweise im Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem (DMS / VBS)
• Technische Überprüfung strukturierter elektronischer Einreichungen
• Überwachung des Datenaustauschs zwischen mehreren genutzten Softwarelösungen
• Postausgangsbearbeitung
• Zentraler Postversand in elektronischer und papiergebundener Form
• Nachverfolgung zugestellter Ausgangsschreiben
• Weitere Aufgaben, u. a.
• Qualitätssicherung und formelle Prüfung
• Veröffentlichung der Amtshandlungen des Paul-Ehrlich-Instituts im Bundesanzeiger
• Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Kunden; extern überwiegend in englischer Sprache
• Unterstützung der Referatsleitung, z. B. bei der Beantwortung von Anfragen sowie der Erstellung von Statistiken

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann für Büromanagement (m / w / d) oder medizinischer Dokumentationsassistent (m / w / d), alternativ abgeschlossene Berufsausbildung mit vergleichbarer Ausrichtung im Verwaltungsbereich
• Idealerweise Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement
• Gute IT-Anwendungskenntnisse (Microsoft Office, Datenbanken, Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme) sowie die Bereitschaft, sich in verschiedene Softwarelösungen einzuarbeiten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, mit gutem sprachlichen und schriftlichen Ausdrucksvermögen
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Lern- sowie Einsatzbereitschaft

Unser Angebot

ist ein vielseitiger und anspruchsvoller Arbeitsplatz zentral im Rhein-Main-Gebiet mit guten Anschlüssen an das öffentliche Verkehrsnetz (Autobahn, Flughafen, S-Bahn).

Als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes bieten wir die hierfür üblichen Sozialleistungen wie Jahressonderzahlung, Betriebsrente und vermögenswirksame Leistung.

Das Beschäftigungsverhältnis ist auf 2 Jahre befristet und in Teilzeit zu 50 %. Der Dienstposten ist nach E 7 TVöD Bund bewertet.

Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen. Schwerbehinderte Bewerbende (m / w / d) werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Das Paul-Ehrlich-Institut fördert die Gleichstellung von Menschen sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Hierfür bieten wir u.

a. sehr flexible Arbeitszeiten (Teilzeitmodelle, Homeoffice, keine Kernarbeitszeiten), Kindergartenplätze und zahlreiche Fortbildungsmöglichkeiten.

Unser betriebliches Gesundheitsmanagement und die Bezuschussung des Jobtickets runden das Angebot ab.