Im UKB werden pro Jahr etwa 500.000 Patient
- innen betreut, es sind ca. 9.000 Mitarbeiter
- innen beschäftigt und die Bilanzsumme beträgt 1,6 Mrd. Euro. Neben den über 3.300 Medizin- und Zahnmedizin-Studierenden werden pro Jahr weitere 585 Personen in zahlreichen Gesundheitsberufen ausgebildet. Das UKB steht im Wissenschafts-Ranking sowie in der Focus-Klinikliste auf Platz 1 unter den Universitätsklinika (UK) in NRW und weist den dritthöchsten Case Mix Index (Fallschweregrad) in Deutschland auf.
Im Studiendekanat der Medizinischen Fakultät ist ab dem 01.07.2025 folgende Stelle in Vollzeit (38,5 Std. / Woche) zu besetzen :
Sekretär
in der Geschäftsführung (m / w / d)Die Stelle ist unbefristet zu besetzen.
Das Studiendekanat der Medizinischen Fakultät ist die zentrale Koordinierungsstelle für Lehrende und Studierende und für die Organisation und Weiterentwicklung der Studiengänge an der Medizinischen Fakultät zuständig.
In der Geschäftsstelle suchen wir eine
n Sekretärin für die Geschäftsführung, derdie für administrative Tätigkeiten mit Fokus auf die interne Organisation und Personalverwaltung im Studiendekanat verantwortlich ist. Sie unterstützen die Geschäftsführung in ihren Aufgabenfeldern und arbeiten dafür eng mit der Referentin der Geschäftsführung zusammen.Allgemeine Sekretariatsaufgaben (Funktionsadressen, Postwesen, Adressen / Kontaktdaten)Terminplanung und -administration für die Geschäftsführung, z. B. Planung und Koordination von Terminen (Mitarbeitergespräche, Jour Fixes inklusive Protokollführung, Teamevents etc.), Koordination von DienstreisenMitarbeit ZeiterfassungFür die gesamte Organisationseinheit Studiendekanat : Verwaltung der Urlaubsplanung und Krankmeldungen sowie Vorbereitung der Anträge „Mobiles Arbeiten / Telearbeit“ für die GeschäftsführungVerwaltung des Bestellwesens, Erstellung von Reparaturaufträgen und RechnungsbearbeitungOrganisation der Bewerbungsverfahren (z. B. Terminvereinbarung für Bewerbungsgespräche sowie Empfang der Bewerberinnen)Vorbereitung von PersonalmaßnahmenAdministrative Vorbereitungen für das On- und Offboarding von MitarbeitendenVertretung der Referentin der GeschäftsführungEine abgeschlossene Ausbildung zumzur KaufmannKauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare AusbildungMind. 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (Unterstützung einer Geschäftsführung an einer Fakultät)Einschlägige Berufserfahrung in der Hochschulverwaltung, wünschenswert sind Strukturkenntnis sowie ein Verständnis für Hierarchien im Kontext Universitätsklinikum und UniversitätSorgfältige, strukturierte und serviceorientierte ArbeitsweiseUmfassendes organisatorisches Geschick und Überblick über verschiedene laufende Prozesse sowie DurchhaltevermögenSehr gute Umgangsformen, freundlicher und verbindlicher Umgang im persönlichen und schriftlichen KontaktDiskretion und LoyalitätSehr gute Deutschkenntnisse (Rechtschreibung und Grammatik) in Wort und Schrift, FormulierungssicherheitWünschenswert sind Kenntnisse zum Arbeitszeitgesetz und Erfahrungen mit ArbeitszeiterfassungssystemenSehr gute Kenntnisse der MS-Office-ProdukteFlexibilität, hohe Einsatzbereitschaft sowie Belastbarkeit in HochphasenStrukturierte fachliche Einarbeitung , eine zweimonatige Übergabephase durch die aktuelle Stelleninhaberin ist vorgesehenVerantwortungsvoll und vielseitig : ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team, das Ihre fokussierte und analytische Denkweise schätztSicher in der Zukunft : Entgelt nach TV-LFlexibel für Familien : flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für ElternzeitrückkehrerinnenVorsorgen für später : betriebliche AltersvorsorgeClever zur Arbeit : Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-BikesBildung nach Maß : geförderte Fort- und WeiterbildungGesund am Arbeitsplatz : zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKBfitArbeitgeberleistungen : vergünstigte Angebote für Mitarbeiterinnen (Corporate Benefits)Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.
