Team Assistant - Teamassistent/in

Join Our Dynamic Team in Berlin!

Position : Team Assistant

Are you an ambitious professional looking to kick-start your career in a dynamic and diverse environment? Do you thrive in roles that require versatility and offer opportunities for growth?

If so, we have the perfect opportunity for you!

About Us :

Since 2017, Distology Studios has built a reputation for building exciting, innovative and professional digital products, apps and services.

As part of our "serverless first" approach, we build with Cloud Identity platforms such as Auth0 and Okta and have emerged as one of the leading IAM teams in DACH region.

We are headquartered in the vibrant city of Berlin next to Ostbanhof. Our team is driven by innovation, collaboration, and a passion for excellence.

As we continue to expand our operations, we are seeking a talented individual to join us in a multifaceted role that combines project management office (PMO) responsibilities, accounting tasks, human resources (HR) duties, and office management.

Role Overview :

As our Team Assistant, you will be at the heart of our operations, providing crucial support across various functions. Your responsibilities will include :

Office Space Management

• Collaborate with external suppliers to ensure smooth office operations.
• Coordinate with the cleaning company to ensure they have the necessary supplies and support.
• Act as the primary contact for building management, bank, and accountant communications.
• Manage office supply inventory, including water and consumables.
• Lead efforts to maintain office cleanliness, including watering plants, and encourage team participation in general office maintenance.

Project Management Office (PMO)

• Work closely with the Finance and Services Director to ensure accurate and timely completion of weekly timesheets.
• Assist in the monthly accounts reconciliation process by managing receipts and related documentation.

Team Support

• Serve as the first point of contact for office visitors and handle incoming calls on the office landline.
• Communicate company announcements and People initiatives to the team.
• Organize and coordinate team social events such as dinners, bowling, and karting.
• Occasionally manage the fulfilment and dispatch of physical hardware for our reselling activities.

Sales Support

Collaborate with the Sales team and Services Director to keep Salesforce (SFDC) opportunities current and accurate.

Requirements :

Education to date relevant in Business Administration, Finance, HR, or related field.

Strong organisational skills with the ability to multitask and prioritise tasks effectively.

Excellent communication and interpersonal skills.

Proficiency in MS Office suite (Word, Excel, PowerPoint).

Fluency in English and German to a minimum Level C2.

What We Offer :

A dynamic and collaborative work environment.

Opportunities for professional development and career advancement.

Benefits including Sports club membership or Job Ticket.

Health App membership with EAP, and rewards.

The chance to make a meaningful impact and contribute to our success story.

We look forward to welcoming you aboard!

Werden Sie Teil unseres dynamischen Teams in Berlin!

Position : Teamassistent / in

Sie sind eine ehrgeizige Fachkraft, die ihre Karriere in einem dynamischen und vielfältigen Umfeld starten möchte? Fühlen Sie sich in einer Position wohl, die Vielseitigkeit erfordert und Möglichkeiten zur Weiterentwicklung bietet?

Wenn ja, haben wir die perfekte Gelegenheit für Sie!

Über uns :

Seit 2017 hat sich Distology Studios den Ruf erarbeitet, spannende, innovative und professionelle digitale Produkte, Apps und Services zu entwickeln.

Als Teil unseres "serverless first"-Ansatzes arbeiten wir mit Cloud-Identitätsplattformen wie Auth0 und Okta und haben uns zu einem der führenden IAM-Teams in der DACH-Region entwickelt.

Unser Hauptsitz befindet sich in der pulsierenden Stadt Berlin in der Nähe des Ostbanhofs. Unser Team wird von Innovation, Zusammenarbeit und einer Leidenschaft für Spitzenleistungen angetrieben.

Da wir unser Geschäft weiter ausbauen, suchen wir eine talentierte Person, die sich uns in einer vielseitigen Rolle anschließt, die Aufgaben im Projektmanagementbüro (PMO), in der Buchhaltung, im Personalwesen (HR) und im Büromanagement vereint.

Überblick über die Rolle :

Als Teamassistent / in sind Sie das Herzstück unseres Unternehmens und leisten wichtige Unterstützung in verschiedenen Funktionen.

Zu Ihren Aufgaben gehören :

Verwaltung der Büroräume

• Zusammenarbeit mit externen Lieferanten, um einen reibungslosen Bürobetrieb zu gewährleisten.
• Koordinierung mit der Reinigungsfirma, um sicherzustellen, dass diese über die notwendigen Materialien und Unterstützung verfügt.
• Sie sind der Hauptansprechpartner für das Gebäudemanagement, die Bank und den Buchhalter.
• Verwaltung des Büromaterialbestands, einschließlich Wasser und Verbrauchsmaterial.
• Führen Sie die Bemühungen zur Aufrechterhaltung der Sauberkeit im Büro an, einschließlich der Bewässerung von Pflanzen, und ermutigen Sie das Team zur Teilnahme an der allgemeinen Büropflege.

Projekt-Management-Büro (PMO)

• enge Zusammenarbeit mit dem Direktor für Finanzen und Dienstleistungen, um sicherzustellen, dass die wöchentlichen Zeiterfassungsbögen korrekt und rechtzeitig ausgefüllt werden.
• Unterstützung bei der monatlichen Kontenabstimmung durch die Verwaltung von Belegen und zugehörigen Unterlagen.

Unterstützung des Teams

• Dienen Sie als erste Anlaufstelle für Besucher des Büros und nehmen Sie eingehende Anrufe auf dem Festnetztelefon des Büros entgegen.
• Mitteilung von Unternehmensankündigungen und Personalinitiativen an das Team.
• Organisieren und koordinieren Sie gesellschaftliche Veranstaltungen für das Team, wie z. B. Abendessen, Bowling und Kartfahren.
• Gelegentlich verwalten Sie die Erfüllung und den Versand von physischer Hardware für unsere Wiederverkaufsaktivitäten.

Vertriebsunterstützung

Zusammenarbeit mit dem Vertriebsteam und dem Direktor für Dienstleistungen, um die Salesforce (SFDC)-Chancen aktuell und korrekt zu halten.

Anforderungen :

Abgeschlossene Ausbildung in Betriebswirtschaft, Finanzen, Personalwesen oder einem verwandten Bereich.

Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit zum Multitasking und zur effektiven Priorisierung von Aufgaben.

Ausgezeichnete kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten.

Beherrschung der MS-Office-Suite (Word, Excel, PowerPoint).

Fließende Beherrschung der englischen und deutschen Sprache auf mindestens C2-Niveau.

Was wir bieten :

Ein dynamisches und kooperatives Arbeitsumfeld.

Möglichkeiten der beruflichen Entwicklung und des beruflichen Aufstiegs.

Zusatzleistungen wie Mitgliedschaft im Sportverein oder Job-Ticket.

Mitgliedschaft in der Health App mit EAP und Prämien.

Die Chance, etwas zu bewirken und zu unserer Erfolgsgeschichte beizutragen.

Wir freuen uns darauf, Sie bei uns begrüßen zu dürfen!