Assistent •in / Sekretär •in (m / w / d) in Vollzeit 40h

Als Dienstleister auf höchstem Niveau, gestalten wir Vermögensarchitekturen und Stiftungen für unsere exklusive Mandantschaft in Deutschland, in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein.

Unsere Boutique-Kanzlei mit aktuell sieben Mitarbeitenden wurde im Jahr 2011 von RA / StB Thorsten Klinkner und seiner Frau Adelheid Mertel-Klinkner gegründet. Beide sind aktiver Teil des Unternehmens und sorgen maßgeblich für die Firmenkultur und die gelebten Werte. Sie finden bei uns eine hohe Leistungsorientierung, gekoppelt mit wertschätzender Menschlichkeit. Beides wird erwartet, gefordert und gefördert.

• Sie unterstützen unseren Geschäftsführer in seinem Daily Business.
• Sie unterstützen das Team bei allen organisatorischen Aufgaben.
• Sie sind mit souveräner Freundlichkeit die erste Ansprechpartnerin am Telefon bei eingehenden Anfragen.
• Sie übernehmen mit hoher Technikaffinität und Gründlichkeit die Vorbuchhaltung, das Aufarbeiten von betriebswirtschaftlichen Kennzahlen aus der BWA und die Pflege von Unterlagen. Alles digital selbstverständlich. Mit Workflows und Agenten, wo immer möglich.
• Sie stellen die Genauigkeit und Konsistenz unserer Mandantenakten sicher, und implementieren Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung.
• Sie planen und koordinieren Besprechungen, Geschäftsreisen und Webinare.
• Sie unterstützen beim Empfang und bei der Bewirtung von Mandanten bei persönlichen Terminen in unseren Räumen.
• Sie haben bereits mehr als 5 Jahre Erfahrung im Team- und / oder im Lead-Management gesammelt, und arbeiten technisch und sozial auf höchstem Niveau.
• Sie haben fundierte Kenntnisse im Umgang mit Mac, macOS, iOS und Apple-Anwendungen
• Sie haben hervorragende Kenntnisse mit den M365-Tools Word, Excel, Outlook, und PowerPoint. Idealerweise auch mit CRM-Systemen und der datensensiblen Nutzung von KI in Ihrem Arbeitsalltag.
• Sie bringen eine ausgeprägte Affinität zu Zahlen, Daten und Fakten mit und haben ein analytisches Denkvermögen, mit sehr hohem Organisations- und Koordinationstalent.
• Sie arbeiten außerordentlich eigenständig und serviceorientiert, sind belastbar und absolut versiert darin, Prioritäten auch in sehr dynamischen Situationen richtig zu setzen. Alle an Sie übergebenen Aufgaben und Termine haben und behalten Sie vollkommen eigenständig im Blick und lösen die Themen.
• Sie sind bereit, bei Mehrarbeit die Dinge selbstverständlich und mit Bravour zu Ende zu bringen, und sich auch am Abend oder an Wochenenden fortzubilden, weil es dazu gehört und Lernen (= Wachsen) Ihnen Freude macht (Podcasts, Webinare, Fortbildungen, etc.). Der Drang nach ständiger Verbesserung gehört zu Ihrem Wesen und macht Ihnen Freude. Es schmerzt Sie regelrecht, wenn Sie nicht effizient arbeiten können oder dürfen.
• Sie arbeiten lieber im Büro als im Homeoffice.
• Viel echte Verantwortung, ständig neue, spannende Herausforderungen, in einem sich stark verändernden und wachsenden Umfeld und starke Chefs und ebensolche Kolleginnen, um An- und Miteinander zu wachsen
• Eine herausfordernde und sehr besondere Mandantschaft, die ein hohes Fingerspitzengefühl und außerordentliche Diskretion erfordert
• Zahlreiche aktive Veränderungsmöglichkeiten des eigenen Arbeitsumfeldes, in Richtung KVP, mit dem Blick auf Struktur und Systeme
• Verlässliches Feedback mind. 1 Mal monatlich und eine konstruktive Fehlerkultur
• Weiterbildung in allen Facetten der eigenen Aufgaben als zwingendes MUSS. Zugleich auch als SOLL und DARF. Es muss und soll selbst gelebt und initiiert werden. Niemand kommt und trägt es Ihnen hinterher.
• Übernahme (fast) aller externer Weiterbildungen der relevanten Themenbereiche, mit Bücherwand und digitaler Lern-Flatrate
• Eine überdurchschnittliche Vergütung ab dem 4. Monat (nach der Probezeit)