Executive Assistant Operations (Teilzeit)

Wir wachsen stark – organisch, community-getrieben und mit einer klaren Vision: Deputy Department in den nächsten Jahren zu einer internationalen Marke mit skalierbarem, datengetriebenem E-Commerce-Setup auszubauen.

Damit unsere Strukturen, Zahlen und Abläufe mit diesem Wachstum Schritt halten, suchen wir ab sofort eine:n Executive Assistant Operations (Teilzeit)– jemand, der die Geschäftsführung entlastet und den Überblick über alle operativen Themen innerhalb des Unternehmens im Auge behält.

Aufgaben

Buchhaltung & Finanzen

• Eingangsrechnungen sammeln, prüfen, vorkontieren und an den Steuerberater übergeben
• Zahlungsverkehr vorbereiten und ausführen (inkl. Überweisungen, PayPal- und Shop-Abstimmungen)
• Kassenführung, Belegverwaltung sowie Konto- und Kreditkartenabgleiche durchführen
• Offene Posten im Blick behalten (Forderungen & Verbindlichkeiten)
• Rückstellungen, Löhne und Reisekosten vorbereiten
• Lohnvorbereitung: Arbeitszeiten, Boni, Kranktage und Urlaubsansprüche erfassen

Office Management & Organisation

• Posteingang, Ablage, Dokumentenverwaltung (digital & physisch)
• Fristen & Behörden-Themen im Blick behalten (Finanzamt, Zoll, Versicherungen etc.)
• Bürobedarf, Material und Lieferungen koordinieren
• Kalender- und Terminplanung

Team & Personalverwaltung

• Verträge, Onboardings, Abwesenheiten & Arbeitszeiten verwalten
• Personalunterlagen aktuell halten
• Ansprechpartner*in für interne Orga- und Teamfragen

Versicherungen & Verträge

• Pflege einer aktuellen Übersicht zu Versicherungs- und Dienstleistungsverträgen
• Nachhalten von Zuständigkeiten, Laufzeiten und Kündigungsfristen
• Vorbereitung von Unterlagen zu Versicherungsfällen, Fahrzeug- und Lagerpolicen
• Unterstützung bei Schadensfällen und administrativer Abwicklung

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau / -mann, Industriekauffrau / -mann oder Steuerfachangestellte:r, oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Buchhaltung, Verwaltung oder Assistenz
• Erste Berufserfahrung in einer administrativen, buchhalterischen oder organisatorischen Funktion
• Sicherer Umgang mit Zahlen, Prozessen und Strukturen; Grundverständnis von Liquidität, Kosten und Abrechnungen
• Sorgfältige, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in Phasen mit hohem Arbeitstempo strukturiert zu bleiben
• Klare und professionelle Kommunikation in Deutsch und Englisch
• Routine im Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Excel / Sheets, DATEV, Shopify oder ähnliche Systeme)

Ready to build what’s next?

Dann schick uns deine Bewerbung – wir freuen uns, von dir zu hören.

Deputy Department ist eine unabhängige Streetwear-Brand, die seit 2022 organisch und community-getrieben gewachsen ist.

Wir verbinden Fashion, Identität und Community in einer Marke, die weit über Kleidung hinausgeht. Mit Fokus auf Qualität, Storytelling und limitierte Drops schaffen wir Produkte mit Charakter und Haltung.

Deputy steht für Authentizität, Konsistenz und den Anspruch, Streetwear neu zu definieren – von der Community, für die Community.