Backoffice (m / w / d) - Immobilienbranche

Backoffice (m / w / d) – Immobilienbranche

Standort :  Ettenheim

Anstellungsart :  Vollzeit

Wir suchen dich! 🚀

Du bist ein Organisationstalent, denkst pro aktiv mit und hältst der Geschäftsführung den Rücken frei? Du liebst es, Struktur in den Arbeitsalltag zu bringen und gleichzeitig mit einem dynamischen Team in der Immobilienbranche zu arbeiten? Dann bist du bei uns genau richtig!

Im Backoffice (m / w / d)  übernimmst du eine zentrale Rolle in unserem Unternehmen. Du sorgst dafür, dass alles rundläuft – von der Terminorganisation über die Kommunikation mit Kunden bis hin zur Unterstützung bei strategischen und administrativen Aufgaben.

Deine Aufgaben :

Terminmanagement & Koordination :  Organisation und Verwaltung von Terminen für das Makler-Team, insbesondere im Vertrieb

CRM-Management :  Pflege und Verwaltung von Kundendaten in  CRM Systeme  sowie strukturierte Nachverfolgung von Leads

Kommunikation & Korrespondenz :  Eigenständige Bearbeitung eingehender E-Mails und Telefonate, Entlastung der Geschäftsführung

Dokumenten- & Unterlagenmanagement :  Beschaffung und Verwaltung von relevanten Dokumenten (z. B. bei Behörden, Verwaltungen, Ämtern)

Buchhaltungsvorbereitung :  Unterstützung bei der Erfassung und Organisation buchhalterischer Unterlagen für die Finanzabteilung

Marketing & Außendarstellung :  Erstellung und Pflege von  Flyern, Broschüren und Werbematerialien

Büroorganisation :  Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs durch effizientes  Büromanagement

Vorqualifizierung von Interessenten :  Erste Einschätzung und Prüfung potenzieller Käufer / Mieter vor Besichtigungen

Notarielle Abwicklung :  Anmeldung und Koordination von  Notarterminen , ggf.  Prüfung von Kaufverträgen

Exposé-Erstellung :  Vorbereitung und Erstellung hochwertiger  Exposés

Netzwerk- & Partnermanagement :  Organisation und Terminierung von  Netzwerktreffen & geschäftlichen Events

Effizienz & Fokus :  Unterstützung der Geschäftsführung, um sich auf strategische Wachstumsprojekte konzentrieren zu können

Strukturierte & mitdenkende Arbeitsweise :  Du erkennst Herausforderungen frühzeitig und findest Lösungen

Erfahrung in der Büroadministration , idealerweise in der Immobilienbranche

Kaufmännische Ausbildung  oder vergleichbare Qualifikation

Sicherer Umgang mit  MS Office  und digitalen Tools (z. B. Pipedrive, CRM-Systeme)

Kommunikationsstärke  – sowohl schriftlich als auch mündlich

Diskretion & Verantwortungsbewusstsein  im Umgang mit sensiblen Informationen

Teamfähigkeit & Belastbarkeit  – du behältst auch in stressigen Phasen den Überblick