Executive Assistant (m/w/d)

Du willst keinen langweiligen und eintönigen Job, sondern wirklich entlasten, organisieren und Dinge zuverlässig regeln? Wir suchen eine strukturierte, extrem verlässliche Persönlichkeit, die unserem Geschäftsführer Till den Alltag abnimmt, Termine sauber plant und dafür sorgt, dass nichts verloren geht.

Was dich erwartet

• Ein Fixgehalt von 3.200 € brutto als Einstieg.
• Laptop, Telefon und ein moderner Arbeitsplatz im Office.
• Zugriff auf interne Trainings und Teilnahme an ausgewählten Events; dahingehend auch die gelegentliche Begleitung von Geschäftsreisen.
• Ein klarer, fordernder Arbeitsrahmen: viel Verantwortung und direkte Kommunikation.

Deine Aufgaben

• Kalender- und Reiseorganisation für Till selbst
• E-Mail-Management: Priorisieren, Filtern und Vorbereitung kurzer Briefings für Till
• Vorbereitung von Meetings im Hinblick auf die Agenda, die Räumlichkeiten und relevante Unterlagen
• Laufende Prozessdokumentation, speziell für Tills Arbeitsabläufe (Checklisten, kurze SOPs)
• Organisation von Terminen, Begleitung bei Events und Unterstützung bei persönlichen Erledigungen für Till
• Enge Abstimmung mit der Team Assistenz und Führungskräften des Unternehmens
• Pflege von Kontaktlisten, einfache Reportings und Nachverfolgung offener Aufgaben, damit Till nichts nachlaufen muss
• Proaktives Zeit- und Ablaufmanagement: Du behältst Tills Kalender permanent im Blick, strukturierst ihn eigenständig, planst sinnvolle Puffer und bereitest Termine vor — oft bevor Till etwas sagt

• Du bist extrem genau und organisiert — du liebst Checklisten und saubere Übergaben.

• Du triffst im Zweifel selbst eine sinnvolle Entscheidung und handelst verantwortungsbewusst.

• Du denkst mehrere Schritte voraus und handelst, bevor Dinge zum Problem werden.

• Du gehst diskret und verlässlich mit sensiblen Informationen um.

• Du hast sehr gute Kenntnisse in Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive) und einen sicheren Umgang mit Office/Sheets; Erfahrung mit weiteren Office-Tools ist ein Plus.

• Du trittst am Telefon und bei Gästen freundlich und souverän auf.

• Du bist belastbar, flexibel und bereit, bei Bedarf kurzfristig einzuspringen.

• Du verfügst idealerweise über Berufserfahrung in Assistenz oder Office Management bzw. vergleichbare Praxiserfahrung.

Das ist uns wichtig

• Du entlastest Till wirklich — nicht mit Perfektionsansprüchen, aber mit Resultaten.
• Du dokumentierst Abläufe so, dass Till und das Team sofort wissen, was zu tun ist.
• Vorausschauendes Denken ist zentral: Du erkennst, was vor einem Termin, Event oder einer Reise fehlt, und regelst es eigenständig, sodass Till nicht erst delegieren muss.
• Diskretion ist unverhandelbar.
• Du arbeitest lieber vor Ort und packst pragmatisch mit an.