Executive Assistant (m/w/d)

Mach die Energiewende zu deiner Mission!

meteoviva ist der Hidden Champion im Bereich der Dekarbonisierung von Gebäuden mit über 20 Jahren Erfahrung und fundierter Technologiekompetenz. Unsere Smart-Data-Lösungen tragen weltweit dazu bei, Gebäude effizienter, klimafreundlicher und zukunftsfähiger zu machen. Dank unserer langjährigen Expertise, einem vielfältigen Produktportfolio und einer finanziell stabilen Basis bieten wir ein Arbeitsumfeld mit Perspektive und Sinn.

Du möchtest mit deiner Arbeit einen echten Unterschied machen? Bei meteoviva arbeiten wir an einer nachhaltigeren Zukunft, technologiegetrieben, wirkungsorientiert und im internationalen Kontext. In über 20 Ländern optimieren wir den von Bürogebäuden über Flughäfen bis hin zu Shopping-Centern und leisten damit einen konkreten Beitrag zur Reduktion von Energiekosten, CO₂-Emissionen und zum Klimaschutz.

Unsere Unternehmenskultur ist geprägt von Offenheit, gegenseitigem Respekt und einem starken Teamspirit. Wir glauben an flache Hierarchien, transparente Kommunikation und die Freiheit, eigene Ideen einzubringen und umzusetzen. Bei meteoviva findest du ein Umfeld, das persönliches Wachstum ebenso fördert wie fachliche Weiterentwicklung unabhängig von deiner Position oder deinem Hintergrund.

Wenn du Lust hast, in einem dynamischen, internationalen Team zu arbeiten, Verantwortung zu übernehmen und gemeinsam mit uns die Energiewende aktiv mitzugestalten, dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Dein Potenzial in Aktion

• Management-Entlastung: Proaktive Übernahme aller administrativen Aufgaben der Führungskraft, einschließlich des Reisemanagements, der Reisekostenabrechnungen und des Terminmanagements
• Präsentationserstellung: Konzeption und Erstellung von professionellen Präsentationen (Management-Meetings, Kunden-Pitches) sowie Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen und Kennzahlen-Reports
• Kommunikation: Schriftliche und telefonische Korrespondenz mit nationalen und internationalen Geschäftspartnern und internen Abteilungen
• Prozesskoordination: Selbstständige Steuerung, Überwachung und Optimierung operativer Abläufe und interner Prozesse
• Datenmanagement: Verantwortliche Pflege, Sicherstellung der Datenqualität und Weiterentwicklung der Stammdaten in den zentralen IT-Systemen (CRM/ERP)
• Anfragen- & Auftragsmanagement: Qualifizierte Bearbeitung komplexer Geschäfts- und Kundenanfragen sowie Koordination der Auftragsabwicklung in der Backoffice-Schnittstelle

Deine Must-Haves

• Ausbildung: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftswissenschaftliches Studium
• Berufserfahrung: Du konntest bereits mehrjährige relevante Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Operations- oder Vertriebsinnendienst-Rolle sammeln
• Systemkenntnisse: Der Umgang mit CRM- oder ERP-Systemen und die Fähigkeit zur Prozessoptimierung sind dir bestens vertraut
• IT-Kenntnisse: Du verfügst über fundierte Kenntnisse in MS Office, insbesondere in PowerPoint und Excel zur Erstellung aussagekräftiger Unterlagen
• Sprachkenntnisse: Du kommunizierst verhandlungssicher in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich
• Persönlichkeit: Du besitzt eine hohe Eigeninitiative und die notwendige Durchsetzungsstärke, um Prozesse und das Team konstruktiv zu fordern

Deine Vorteile

• Arbeitsplatz: Ein modernes Opendesk-Büro in zentrumsnaher Lage in Aachen mit guter öffentlicher Anbindung, Parkplätzen und Fahrradstellplätzen

• Remote-Anteil: Wir sind sehr flexibel - der Remote-Anteil wird von der jeweiligen Position vorgegeben und kann je nach Aufgabenbereich auch 100 % Home-Office bedeuten

• Arbeitszeit: Wir bieten dir Vertrauensarbeitszeit und flexible Arbeitszeiten für eine optimale Work-Life-Integration

• Urlaub: Mit 30 Tagen Urlaub pro Jahr sorgen wir dafür, dass du ausreichend Zeit für Erholung und persönliche Auszeiten hast

• Teamgeist & Events: Wir legen Wert auf Nähe, gerade weil viele remote arbeiten. Daher treffen wir uns bei regelmäßigen Events wie Kick-Offs, Weihnachtsfeier, Sommerfest oder der gemeinsamen Workation

• Aktivität: Werde Teil unserer Kicker-Liga oder nimm an gemeinsamen Läufen, Fußballspielen, Volleyball und anderen sportlichen Aktivitäten teil

• Altersvorsorge: Wir investieren in deine Langzeitperspektive. Bei unserer betrieblichen Altersvorsorge (bAV) zahlen wir als Unternehmen den höchstmöglichen Förderbetrag für eine maximal gesicherte Zukunft

• Bonus: Du trägst zu unserem Erfolg bei. Deshalb beteiligen wir dich direkt mit einer jährlichen Bonuszahlung

• Sprachkurse: Nimm einen der geförderten Sprachkurse in Anspruch, wenn du dein Englisch, Deutsch oder Französisch aufbessern willst. Auch weitere Sprachen fragen wir gerne für dich an