Teamassistenz/Sachbearbeitung (d/m/w)

Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiter*innen zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.

Wir suchen für die Stabstelle Technologietransfer(TTR) zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Teamassistenz/Sachbearbeitung (d/m/w)

in Teilzeit 50 %

Kennziffer: 25.136-9511

Ihre Aufgaben:

• Vorbereitung, Erstellung, Koordination und Dokumentation von GSI-Angeboten für Verkauf und Dienstleistungen.
• Eigenständige Entscheidung über mögliche Realisierungswege bei Anfragen externer und interner Kunden.
• Eigenständige Kommunikation und Abstimmung mit Fachabteilungen zu Umsetzbarkeit und Lieferzeiten.
• Selbständige Erstellung, Kalkulation und Koordinierung von Angeboten für Verkauf und Dienstleistungen.
• Regelmäßige Statuskontrolle der Aufträge und Kommunikation mit Kunden.
• Budgetplanung sowie Organisation und Koordination von Budgetverschiebungen für die Produktion.
• Veranlassung und Nachverfolgung von Rechnungen.
• Erstellung von Ebiss-Warenkörben, Dokumentation des Versands und Koordination von Güterprüfungslisten sowie Erstellung von damit verbundenen Berichten und Statistiken.
• Vollständige Dokumentation von Vorgängen (physisch und digital), einschließlich Kontrolle von Zahlungen und Koordinierung von Mahnungen.

Allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben:

• Allgemeines Kommunikations- und Informationsmanagement des Teams.
• Empfang und Betreuung von Kunden und Besuchern.
• Annahme und Weiterleitung von Telefonaten.
• Bearbeitung und Zuordnung von Post- und E-Mails.
• Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Protokollen und Berichten.
• Pflege und Archivierung von Akten, physisch und digital.
• Büroorganisation, Terminplanung und -koordination für die Abteilung.
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien.
• Planung und Abwicklung von Dienstreisen, einschließlich Visa- und Reisebuchungen.
• Mitorganisation von Meetings, Sitzungen und Tagungen, einschließlich Raumbuchungen und Protokollführung.

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Verwaltung.
• Sicherer Umgang mit MS Office und anderen gängigen Verwaltungsprogrammen.
• Erfahrung in der Büroorganisation und im Veranstaltungsmanagement.
• Kenntnisse in SAP, Zerberus, Ebiss sowie in Organisationsstrukturen und -abläufen
• Organisationstalent, Kommunikationsstärke und Diskretion.
• Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise sowie Planungsfähigkeit.
• Verständnis für systematische Prozesse und sicheres Auftreten.
• Verhandlungssichere Englischkennnisse in Wort und Schrift.
• Flexibilität sowie ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit.

Wir bieten Ihnen eine vielseitige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit an einem überdurchschnittlich gut ausgestatteten Arbeitsplatz mit interessanten und vielfältigen Aufgaben. Teamarbeit und der Wille zur Weiterbildung sind für uns unerlässlich. GSI bietet weiterhin verschiedene Angebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, mobiles Arbeiten, Angebote im Bereich des betrieblichen Gesundheitsmanagements, betriebliche Sozialberatungsangebote, persönliche Weiterbildungs- und Qualifizierungsangebote, Job-Ticket, Leistungen zur Rentenzusatzversorgung, zusätzliche Betriebliche Freizeit, sowie einen Betriebssportverein „Schnelle Ionen“.

Die Stelle ist auf 2 Jahre befristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag (TVöD (Bund).

GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.