Administrative assistant Jobs in Dortmund

Die Position im Überblick

Du arbeitest direkt mit dem Director Buying & Sales zusammen und bist mittendrin im Tagesgeschäft und in wichtigen Projekten. Du bereitest Entscheidungen vor, koordinierst Themen, sorgst für eine saubere Nachverfolgung und verbindest Einkauf, Vertrieb und weitere Fachbereiche. Dabei erkennst du frühzeitig, wo Handlungsbedarf besteht, setzt die richtigen Prioritäten und hältst wichtige Themen zuverlässig in Bewegung.

Deine Aufgaben

• Analysen, Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen erstellen
• Meetings strukturiert vor- und nachbereiten und vereinbarte Maßnahmen konsequent nachverfolgen
• Projekte, Prioritäten und Fristen im Blick behalten, auch wenn mehrere Themen parallel laufen
• Als verlässliche Schnittstelle zwischen Einkauf, Vertrieb und weiteren Fachbereichen agieren
• Kunden- und Lieferantentermine sowie Geschäftsreisen koordinieren
• Messen, Geschäftsbesuche und ausgewählte Termine gelegentlich begleiten
• Vertrauliche und sensible Themen jederzeit professionell und diskret behandeln
• Du bekommst klare Ziele, eine strukturierte Einarbeitung und den notwendigen Gestaltungsspielraum, um Themen eigenständig und verlässlich voranzutreiben.

Dein Profil

• Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Projektmanagement- oder Koordinationsfunktion
• Ein abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische Ausbildung mit relevantem Erfahrungshintergrund
• Eine strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Die Fähigkeit, mehrere komplexe Themen parallel zu steuern und sicher zu priorisieren
• Kommunikationsstärke und ein professionelles Auftreten auf unterschiedlichen Ebenen
• Einen souveränen und diskreten Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherheit im Umgang mit gängigen Office-Anwendungen sowie digitalen und KI-gestützten Tools, um Informationen zu strukturieren, Analysen zu erstellen und Entscheidungen vorzubereiten
• Gelegentliche Reisebereitschaft im In- und Ausland

Das bieten wir Dir:

• Eine verantwortungsvolle Rolle indirekter Zusammenarbeit mit dem Director Buying & Sales
• Einblick in wichtige nationale und internationale Einkaufs- und Vertriebsthemen
• Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum von Beginn an
• Eine strukturierte Einarbeitung und kurze Abstimmungswege
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
• Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• 30 Tage Urlaub bei Vollzeit
• Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss

Neugierig?

Dann sende uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellungen und Deines frühestmöglichen Eintrittstermins an:

MDS Holding GmbH
z. Hd. Frau Simone Mrosek-Woggon
Postfach 55 01 48
44209 Dortmund
oder direkt über unsere Karriereseite.

Weitere Informationen zum Thema Datenverarbeitung kannst Du dem folgenden Link entnehmen:
https://mds-gruppe.de/datenschutzerklaerung/

Über uns

Bei der MDS Holding arbeitest Du in einer starken Unternehmensgruppe, die internationale Trends in den deutschen Handel bringt – mit Verantwortung, Tempo und Verlässlichkeit.

Was uns besonders macht:

• Vielfalt & Stabilität: Seit über 20 Jahren vereinen wir erfolgreiche Unternehmen aus den Bereichen Food, Gesundheit, Kosmetik und Non-Food unter einem Dach.

• Sinnvolle Arbeit: Wir bringen Produkte in Supermärkte und Apotheken, die Menschen täglich nutzen – vom Olivenöl bis zum Vitaminpräparat.

• Hands-on-Mentalität: Bei uns kannst Du Dinge bewegen, mitgestalten und Verantwortung übernehmen – unabhängig von Deiner Position.

• International & dynamisch: Wir arbeiten global, reagieren schnell auf Veränderungen und wachsen kontinuierlich weiter.

• Verlässlichkeit: Wir halten unser Wort – gegenüber unseren Partnern genauso wie im Team.

Werde Teil einer Unternehmensgruppe, die auf Vertrauen, Qualität und gemeinsames Wachstum setzt.