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Direktionsassistent • gundelfingen

Zuletzt aktualisiert: vor 16 Stunden
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Assistenz (m / w / d) - Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheit

Assistenz (m / w / d) - Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheit

Medizinische Fakultät der Albert-Ludwigs-Universität FreiburgFreiburg im Breisgau, Baden-Württemberg, Germany
Die Universität Freiburg ist einen Wechsel wert : Mit ihrer über 500-jährigen Geschichte ist sie eine der renommiertesten und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands.Hier arbeiten Sie in eine...Mehr anzeigenZuletzt aktualisiert: vor 16 Stunden
Direktionsassistent •in (m / w / d)

Direktionsassistent •in (m / w / d)

Universitätsklinikum FreiburgFreiburg, Germany
Das Universitätsklinikum Freiburg ist eines der führenden Krankenhäuser Deutschlands.Eine solche Position erlangt man nicht nur durch Größe und medizinische Erfolge, wichtig ist das Engagement jede...Mehr anzeigenZuletzt aktualisiert: vor über 30 Tagen
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Assistenz (m / w / d) - Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheit

Assistenz (m / w / d) - Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheit

Medizinische Fakultät der Albert-Ludwigs-Universität FreiburgFreiburg im Breisgau, Baden-Württemberg, Germany
Vor 16 Stunden
Stellenbeschreibung

Die Universität Freiburg ist einen Wechsel wert : Mit ihrer über 500-jährigen Geschichte ist sie eine der renommiertesten und forschungsstärksten Universitäten Deutschlands. Hier arbeiten Sie in einer einzigartigen Vielfalt von Fächern, Perspektiven und Menschen für Forschung und Lehre auf höchstem Niveau – mitten in einer der beliebtesten Städte Deutschlands. Die Personalpolitik der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg orientiert sich an den Prinzipien der Gleichstellung und Vielfalt. Die Universität bekennt sich nachdrücklich zu dem Ziel einer familiengerechten Hochschule.

Der Fachbereich Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheit der Medizinischen Fakultät an der Albert-Ludwigs-Universität Freiburg sucht zum sofortigen Eintritt eine

Assistenz (m / w / d)

Wenn das service- und ergebnisorientierte Büromanagement zu Ihren Stärken zählt und Sie mit Freude und Kompetenz die täglichen Herausforderungen einer entlastend-unterstützenden Assistenz selbstständig und im Team meistern, dann freuen wir uns, wenn Sie Ihre Potentiale in Kürze bei uns entfalten!

  • organisatorische und administrative Unterstützung der Fachbereichsleitung / Stellv. Fachbereichsleitung und des Teams des Fachbereichs Gremien – Berufungen – Akademische Angelegenheiten im Tagesgeschäft durch

selbstständige Korrespondenz und Kommunikation über Teammailboxen des Fachbereichs

  • Terminkoordination und -pflege, einschließlich Raumbuchungen, Vorbereitung von Sitzungsräumen sowie Einrichten virtueller Sitzungsräume
  • Wiedervorlagenmanagement
  • Versand von Sitzungsunterlagen über Cloud- oder Serversysteme
  • organisatorische und technische Unterstützung bei Gremiensitzungen
  • eigenständige Bearbeitung und Digitalisierung des Postein- und -ausgangs und digitale Ablage
  • Erstellen von Protokollauszügen und Präsentationen
  • kontinuierliche Pflege der Homepage
  • Unterstützung der Beschaffungsprozesse des Fachbereichs mit SAP
  • administrative Begleitung von Einstellungsverfahren über das Bewerbermanagement-Portal „concludis“
  • weitere selbstständige Assistenz- und Verwaltungsaufgaben
  • Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des implementierten Qualitätsmanagementsystems, inkl. Prozessverantwortung für Unterstützungsprozesse
  • ggfs. Übernahme der Aufgaben einer
  • s Zeitbeauftragten (m / w / d)
  • erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im mittleren Verwaltungsdienst, als Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Management- / Direktionsassistent
  • in, Rechtsanwalts- oder Notarfachangestellte
  • r (m / w / d) oder eine abgeschlossene vergleichbare Ausbildung
  • ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten in Wort und Schrift, auch in englischer Sprache
  • sehr gute Beherrschung der gängigen MS Office-Tools
  • Erfahrung in der Arbeit mit elektronischen Akten
  • idealerweise Erfahrung mit SAP und im Qualitätsmanagement
  • Organisationsgeschick, Durchsetzungsvermögen mit souveränem und freundlichen Auftreten
  • vorausschauende, eigenmotivierte und eigenverantwortliche, strukturierte, service- und ergebnisorientierte zuverlässige Arbeitsweise
  • ausgeprägtes Teamverständnis und Flexibilität
  • ein hohes Maß an Einsatzbereitschaft
  • eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit der Möglichkeit von Anfang an Verantwortung zu übernehmen
  • ein modernes, offenes Arbeitsumfeld und ein engagiertes Team, das sich auf Sie freut
  • berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
  • hohe Arbeitsplatzsicherheit und ein sicheres Einkommen nach dem Tarifvertrag des Landes Baden-Württemberg
  • gleitende Arbeitszeiten und z. T. Möglichkeit zur Telearbeit (mobiles arbeiten)
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • weitere Leistungen, wie z. B. ergänzende Altersvorsorge des Öffentlichen Dienstes oder JobTicket UKF

    • Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) zu besetzen. Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist ein eingruppieren nach TV-L E 8 möglich.