Management assistant Jobs in Forchheim

Du liebst Struktur, denkst lösungsorientiert und hast ein Auge für Details, die Andere übersehen? Dann passt du perfekt zu uns.

In deiner Rolle hältst du unserem Team den Rücken frei – effizient, strukturiert und vorausschauend.

Du bist die zentrale Schnittstelle im Hintergrund : Du koordinierst Termine, übernimmst die E-Mail-Kommunikation, hältst Aufgaben nach und sorgst mit deiner strukturierten Arbeitsweise dafür, dass unsere Abläufe effizient, digital und nachvollziehbar bleiben.

Dabei geht es nicht nur um Organisation, sondern auch um Zuverlässigkeit im Detail : Du erstellst Auswertungen, führst To-do-Listen, planst Geschäftsreisen, dokumentierst Meetings digital (z. B. mit KI) und kümmerst dich um Fristen sowie interne Ablagestrukturen. Du bringst Ordnung in komplexe Zusammenhänge und entwickelst unser Backoffice mit gezielten (Teil-)Projekten weiter – z. B. durch die Erstellung von Checklisten, Anleitungen oder Optimierung der digitalen Buchhaltung.

Neben deiner strukturierten Arbeitsweise bringst du digitale Affinität, Verbindlichkeit in der Kommunikation und ein gutes Gespür für Prioritäten mit. Du bist gerne die Person, die den Überblick hat – mit einem klaren Anspruch an Qualität, Klarheit und Termintreue.

Wenn du ein Auge für Details hast, Prozesse gerne optimierst und gleichzeitig offen kommunizierst, dann freuen wir uns darauf, dich in unserem Team willkommen zu heißen.

Aufgaben

Du entlastest die Geschäftsleitung und das Team im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass Informationen, Aufgaben und Termine strukturiert koordiniert werden.

Du bist vertraut mit dem Tracken von Fristen und Deadlines, hast alle Kalender im Griff, prüfst E-Mails, setzt Termine und erinnerst genau dann, wenn es drauf ankommt

Du dokumentierst Meetings mithilfe von KI-Tools und bereitest daraus präzise Protokolle und Aufgabenlisten zur Weiterverfolgung auf.

Du trackst interne Aufgaben, erinnerst an Deadlines und unterstützt dabei, Projekte pünktlich und geordnet umzusetzen.

Du erstellst strukturierte Auswertungen und Statistiken – z. B. zu Umsatz, Zeiterfassung oder Tageskennzahlen – und bereitest diese visuell nachvollziehbar auf.

Du bearbeitest eigenständig kleine Projekte zur digitalen Weiterentwicklung unseres Backoffice – z. B. zur Optimierung von Ablagestrukturen, Buchhaltungsprozessen oder Vorlagen.

Du erstellst Anleitungen, Checklisten und interne Standards, damit Arbeitsabläufe dokumentiert, nachvollziehbar und effizient bleiben.

Du bist zentrale Ansprechperson für unsere Liegenschaften (Facility Management) : Du kümmerst dich um Energieversorgung, Ablesungen, Reinigung und Kommunikation mit Dienstleistern und Mietern.

Du bringst dich aktiv ein, wenn es darum geht, digitale Ordnung zu schaffen : Du hilfst bei der digitalen Ablage, beim Bereinigen von Laufwerken und dem Strukturieren von Dokumenten.

Qualifikation

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Idealerweise hast du Erfahrung als Teamassistenz oder Officemanagement.
• Auch als Quereinsteiger mit analytischen und organisatorischen Fähigkeiten bist du uns willkommen.
• Du legst viel Wert auf eine lösungsorientierte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Du liebst es, Dinge zu organisieren, Aufgaben zu sortieren und für Transparenz und Ordnung zu sorgen – egal ob im Kalender, im Posteingang oder im Dateisystem.
• Du bist digital affin und routiniert im Umgang mit Tools wie Outlook, Excel, Teams, digitalen Notiz- und Aufgaben-Tools sowie idealerweise KI-gestützten Anwendungen.
• Dein Deutsch ist sehr gut in Wort und Schrift und dein Englisch ist sicher für die Kommunikation mit unseren internationalen Kunden und Geschäftspartnern.
• Du kommunizierst klar, freundlich und verbindlich – schriftlich wie mündlich – und kannst Informationen strukturiert weitergeben.
• Hands-on Mentalität, hohe Eigenmotivation und Teamgeist beschreiben deine Persönlichkeit.
• Du hast Lust, dich weiterzuentwickeln und in einem modernen, wachsenden Unternehmen Verantwortung zu übernehmen.

Benefits

Sicher & fair : Ein krisensicherer Arbeitsplatz mit unbefristetem Vertrag – plus ein Gehalt, das deiner Verantwortung gerecht wird.

Top ausgestattet : Du arbeitest mit Laptop, Headset und allen Tools (z. B. MS Teams, Asana, KI), die deinen Arbeitsalltag effizient machen.

Verantwortung von Anfang an : Du bekommst einen eigenen Aufgabenbereich mit Gestaltungsspielraum – selbstständiges Arbeiten inklusive.

Strukturiertes Onboarding : Wir nehmen uns Zeit für dich – mit individueller Einarbeitung, 1 : 1-Training und klarer Prozessübersicht.

Team mit Rückhalt : Ein motiviertes, hilfsbereites Team und eine Arbeitsatmosphäre, in der man gerne zusammenarbeitet.

Kurze Wege, klare Kommunikation : Wir leben flache Hierarchien und offene Kommunikation – Entscheidungen werden bei uns nicht aufgeschoben.

Gesundheit inklusive : Mit dem MIVEG Smart Health Programm erhältst du ein persönliches Gesundheitsbudget von 900 € pro Jahr.

Flexibel bleiben : Du profitierst von flexiblen Arbeitszeiten und bekommst die Chance, dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln.

Einmal durchatmen : Jeden Monat erwartet dich eine kostenlose Massage direkt im Haus – deine kurze Auszeit inklusive.

Gute Anbindung : Unser Standort ist bequem mit dem ÖPNV erreichbar – die Linie 205 hält fast direkt vor der Tür.

Wenn du jetzt noch – wie wir – auf Grillspieße stehst, dann haben wir ein Match

Mach dein Hobby zum Beruf und komm in unser Team der Grillspieß-Fans. Schick uns einfach deinen Lebenslauf, Anschreiben brauchst du nicht.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung

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