Supervisor front office Jobs in Hainburg

Unser Ziel bei CloudHQ ist es, flexible, effiziente und belastbare Rechenzentrumslösungen für Unternehmen jeder Größe anzubieten. Unser wachsendes Unternehmen wurde von einem Pionier der Rechenzentrums-REITs gegründet. CloudHQ verfügt über hochmoderne Rechenzentrumsstandorte an zwei Standorten in Nord-Virginia sowie in London, Frankfurt, Paris, Mailand und Sao Paulo, und wir erwarten in den nächsten Jahren ein exponentielles Wachstum sowohl in den USA als auch im Ausland.

• Beaufsichtigung und Unterstützung aller Verwaltungsaufgaben des Büros und Gewährleistung eines reibungslosen Bürobetriebs
• Unterstützung des Geschäftsführers, u. a. bei der Organisation von Sitzungen, Reisen, Terminen und der Verwaltung von Ausgaben. Unterstützung des Teams beim Zeitmanagement und bei der Steigerung der Produktivität durch die Schaffung effizienter Arbeitsabläufe.
• Koordinierung von Bürorenovierungen, Raumplanung und Büroumzügen
• Erleichtert Verträge mit Büroanbietern, einschließlich Anbietern von Büroausstattung, Möbeln und Bürodienstleistungen
• führt den Bestand und die Organisation des Büromaterials und sorgt für einen angemessenen Lagerbestand
• Erleichtert die Wartung der Büroausstattung
• fungiert als Bindeglied zu Vermietern und Lieferanten
• Verwaltet das Bürobudget, einschließlich der Bearbeitung von Rechnungen und der Zahlung von Ausgaben
• Führt Aufzeichnungen über Büro- und Lieferantenverträge sowie über wichtige Unternehmensdokumente
• Dient als Unterstützung und Verstärkung für das CloudHQ Site Administrative Team
• Koordiniert den Postversand, Sendungen und Kurierdienste im Büro
• Verantwortlich für die Planung und Durchführung von internen und externen Meetings und Veranstaltungen im Büro
• Dient als Sicherheitsbeauftragter im Büro und sorgt für Notfallbereitschaft, Gesundheit und Sicherheit, Brandschutz und Erste Hilfe
• Verantwortung für die Lieferung der vereinbarten monatlichen Berichte für die wichtigsten vordefinierten Metriken
• Unterstützung der Mitglieder des Managementteams, um den nahtlosen Informationsfluss innerhalb von CloudHQ und zwischen unseren Beratern, Anbietern und Auftragnehmern sicherzustellen
• Effektive Zusammenarbeit mit internen Abteilungen wie Buchhaltung, IT, Rechtsabteilung und Personalwesen, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb zu gewährleisten
• Umfassende Kenntnisse in der Büroorganisation
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Außergewöhnliche zwischenmenschliche Fähigkeiten und Fähigkeiten im Umgang mit Kunden
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
• Fähigkeit, bei vertraulichen Angelegenheiten ein gesundes berufliches Urteilsvermögen einzusetzen
• Ausgeprägtes Zeitmanagement und Organisationstalent mit nachgewiesener Fähigkeit zur Einhaltung von Fristen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office Suite
• Erfahrung mit Budget- und Buchhaltungsverfahren
• Fähigkeit, an mehreren Projekten gleichzeitig und effektiv zu arbeiten
• Ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten und Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift. Weitere Sprachkenntnisse wären von Vorteil
• Eigenmotiviert und in der Lage, unabhängig zu arbeiten und Ressourcen angemessen und effektiv zu nutzen
• Fähigkeit zur Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit in allen Aspekten des Aufgabenbereichs
• Positive, freundliche und anpassungsfähige Einstellung

Bevorzugte Erfahrung