Operations Manager / Project Coordinator (m/w/d)
Operations Manager / Project Coordinator
m / w / d)
Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH Großraum Frankfurt Startdatum : sofort Referenznummer : 773584 / 1
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Aufgaben
- Vorbereitung auf und aktive Teilnahme an internen Meetings und Bereichsteamsitzungen
- Klärung von Prozess-, Finanz-, Compliance- und Rechtsprozessen mit der jeweiligen Abteilung
- Organisation von kommerziellen und medizinischen Veranstaltungen Dritter, von BioMarin organisierte Meetings und Teilnahme von HCP an Veranstaltungen sowie Kommunikation und enge Zusammenarbeit mit dem Außendienst zur Durchführung von Veranstaltungen
- Vorbereitung von Sponsoring-, Referenten-, Berater- und Teilnehmerverträgen sowie Koordinierung der Vertragsentwicklung zwischen Parteien und der Compliance- und Rechtsabteilung
- Sicherstellung der rechtzeitigen Durchführung von Genehmigungsverfahren für Materialien im Zusammenhang mit Veranstaltungen, Flyer, Referentenpräsentationen, Einladungen usw.
- Verwaltung des Projektbudgets und Sicherstellung, dass alle damit verbundenen Finanzprozesse eingehalten werden
- Koordination der Reisebuchungen für eingeladene Teilnehmer
- Dokumentation der eingehaltenen Compliance-Anforderungen und Kosten
- Aktualisierung einer jährlichen Veranstaltungs- oder Projektübersicht und des entsprechenden Budgets
- Enge Zusammenarbeit mit der Compliance-Abteilung bei der Erstellung von Transparenzberichten und elektronischen Finanzhilfevereinbarungen sowie Unterstützung des Marketing- / Produktmanagers bei der Vertrags- und Budgetverwaltung
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
- Berufserfahrung im Bereich Büro- oder Projektmanagement oder Teamassistenz
- Fundierte Deutsch- und Englischkenntnisse
- Selbstorganisation, Fähigkeit zum Multitasking
- Lernfähigkeit und Flexibilität
- Ausgeprägtes Talent für lösungsorientiertes Arbeiten
- Kommunikationsfähigkeit sowie Ausgeprägte Fähigkeit zur Teamarbeit
- Sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen
- Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement
- Technische Affinität
- Erfahrung mit pharmazeutischer Transparenz / lokalen Kodizes und Verträgen
- Medizinisches Hintergrundwissen
Benefits
- Internationales Unternehmen
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