Büroassistenz - Auftragsabwicklung in Teilzeit (m/w/x)

Deine Mission

Prozesse sauber anwenden. Operativ sorgfältig umsetzen. Qualität sichern.

Als Büroassistenz - Auftragsabwicklung in Teilzeit (m/w/x) bist du Teil unseres 6-köpfigen Operations-Teams und verantwortest die operative Abwicklung aller kunden- und lieferrelevanten Prozesse – präzise, strukturiert und mit hohem Qualitätsanspruch.

Du richtest kunden- und abrechnungsrelevante Setups eigenständig ein, setzt Vertragsänderungen operativ um und verantwortest einen reibungslosen Ablauf unserer Fulfillment-Prozesse. Von der technischen und administrativen Einrichtung von SIM-Karten und Hardware über Versand und Retouren bis hin zur vollständigen und sauberen Dokumentation in unseren Systemen lebst du den gesamten Workflow.

Dabei arbeitest du eng mit Teams wie Sales, Finance und Product zusammen und hast einen echten Einfluss auf unsere interne Qualität und Customer Experience, auch ohne direkten Kundenkontakt.

Aufgaben

Was dich erwartet

• Strukturiertes Onboarding vor Ort
  In den ersten Wochen arbeitest du 5 Tage pro Woche in unserem Hamburger Office, um interne Prozesse, Tools und Schnittstellen im Detail kennenzulernen.
• Klare Office-Präsenz im Alltag
  Nach dem Onboarding bist du vorranging im Büro, da die Rolle stark von gemeinsamer operativer Zusammenarbeit lebt.
• Verantwortung für End-to-End-Fulfillment
  Du übernimmst die operative Einrichtung von kunden- und abrechnungsrelevanten Setups, Vertragsänderungen, Versand, Retouren sowie Lagerprozessen rund um SIM-Karten und Hardware und bist damit verantwortlich für die gesamte Auftragsabwicklung.
• Enge Zusammenarbeit mit Schnittstellen
  Du arbeitest eng mit Sales, Finance und Product zusammen, übernimmst relevante Informationen unserer Kundenverträge aus den jeweiligen Teams und stellst sicher, dass diese korrekt in die operativen Prozesse überführt werden.
• Hoher Qualitäts- und Detailanspruch
  Viele Prozesse sind manuell und fehlerintolerant. Sorgfalt, Konzentration und saubere Dokumentation sind zentraler Teil deines Arbeitsalltags.
• Prozesse weiterdenken statt nur ausführen
  Du hinterfragst bestehende Abläufe, erkennst Optimierungspotenziale und bringst pragmatische Verbesserungsvorschläge ein.
• Stabiler Arbeitsrhythmus
  Hoher Fokus während der Arbeitszeit, danach ist Feierabend. Dauerhafte Erreichbarkeit ist nicht notwendig.
• Unterstützung im Office Management
  Du übernimmst im Team auch klassische Office-Management-Aufgaben, z. B. rund um interne Abläufe, Geschäftsreisen oder die Organisation von Messen, und sorgst damit für einen reibungslosen Arbeitsalltag im Büro.

Qualifikation

Das bringst du mit

Must-haves

• Erfahrung in operativen Prozessen (z. B. Fulfillment, Operations, Backoffice, Service)
• Sicherer Umgang mit digitalen Systemen (z. B. Microsoft 365 oder Google Workspace, sowie CRM)
• Sehr strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise auch bei hohem Arbeitsvolumen
• Hohe Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Teamorientierte, klare Kommunikation
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse

Nice-to-haves

• Erfahrung mit Logistik-, Versand- oder Zollprozessen
• Berührungspunkte mit Billing oder steuerlichen Themen
• Freude daran, Prozesse aktiv weiterzuentwickeln
• Pragmatismus, Lernbereitschaft und Frustrationstoleranz
• Grundverständnis von Vertrags- und Abrechnungsprozessen

Benefits

• 🧠 Wachstum und Entwicklung: Bei uns hast du die Möglichkeit, dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln. Wir unterstützen dich durch gezielte Weiterbildungsangebote, um dein volles Potenzial auszuschöpfen.
• 🔄 Agilität: In einem dynamischen Umfeld wie unserem ist Flexibilität entscheidend. Wir arbeiten agil, sodass du schnell auf Veränderungen reagieren, Prozesse mitgestalten und innovative Ideen direkt umsetzen kannst.
• 💻 Flexibles Arbeiten: Ob du frühmorgens oder spätabends am produktivsten bist – wir bieten flexible Arbeitszeiten, damit du deinen Tag so gestalten kannst, wie es für dich und dein Team am besten passt.
• 👂 Kurze Entscheidungswege: In unserer offenen Unternehmenskultur stehen dir alle Türen offen. Egal ob im Büro oder remote – wir fördern den kontinuierlichen Austausch zwischen Teams und Management.
• 🤝 Einzigartige Kultur: Gemeinsam schaffen wir mehr. Bei uns steht Teamarbeit im Vordergrund – wir unterstützen uns gegenseitig, um unsere gemeinsamen Ziele zu erreichen.
• 🩵 Optimaler Einstieg: Wir unterstützen dich beim Einarbeiten in deine neue Rolle, indem wir dir einen Buddy zur Seite stellen. So kannst du dich schnell in unsere Kultur und Prozesse einfinden und strategische Impulse für dein Team setzen.
• 🧘 Mentale Gesundheit: Über OpenUp erhältst du kostenlosen Zugang zu professioneller psychologischer Unterstützung – auch für bis zu drei Familienmitglieder.
• 🌳 Social Responsibility: Zusätzlich kannst du bei uns 5 Tage Sonderurlaub pro Jahr nutzen, um dich sozial zu engagieren.
• 💪 Individueller Zuschuss: Du kannst dir aussuchen, ob du den 50 € Zuschuss im Monat für ÖPNV, Internet oder den Urban Sports Club nutzen willst.

Bei uns kannst du in einer der Zukunftsbranchen schlechthin durchstarten, in einem Unternehmen das seit seiner Gründung kontinuierlich auf gesundem Wachstumskurs ist.

Mach den ersten Schritt und bewirb dich gleich hier. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Eure Jamie, Joline und Sara. 🧡