Verwaltungsleitung (all genders)

Die Verwaltung mit ca. 12 Mitarbeitenden ist ein sehr wichtiger Dienstleistungsbereich unseres Instituts. Unser Team betreut die Bereiche Controlling, Einkauf, Buchhaltung, Personalwesen sowie PR und Marketing, Verträge und Patente. In enger Zusammenarbeit mit unseren Forschenden unterstützen wir die Entwicklungsprojekte des Instituts sowie die Institutsleitung und sorgen für einen reibungslosen Ablauf aller organisatorischen und administrativen Prozesse. Unsere Mitarbeitenden arbeiten serviceorientiert, freundlich sowie eng vernetzt und tragen maßgeblich zum Erfolg und zur Weiterentwicklung des Instituts bei. Werden Sie Teil unseres engagierten Verwaltungsteams und gestalten Sie die Zukunft unseres Instituts aktiv mit! Sind Sie dabei?

Hier sorgen Sie für Veränderung

Ihre Neugier und Ihr Gestaltungswille führen Sie in unsere Verwaltung. Im Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit stehen die kontinuierliche Optimierung administrativer Prozesse und die effiziente Unterstützung der wissenschaftlichen Fachabteilungen. Sie erarbeiten und implementieren Lösungen, um Abläufe zu verbessern und die Wissenschaftler*innen bestmöglich zu entlasten. Ihre Ideen und Ihr Engagement tragen dazu bei, die Verwaltung als serviceorientierte und zukunftsweisende Fachabteilung weiterzuentwickeln.

Aufgabenprofil

• Sie gestalten aktiv die Budgetplanung in enger Abstimmung mit der Institutsleitung. Sie übernehmen die Steuerung des Wirtschaftsplans und behalten die Kosten- und Ertragsentwicklung stets im Blick. Sie interpretieren Institutskennzahlen und entwickeln betriebswirtschaftliche Basisdaten, die als Entscheidungsgrundlage für die Weiterentwicklung des Instituts dienen.
• Sie vertreten die Betriebsinteressen professionell in allen kaufmännischen und rechtlichen Fragestellungen – von der Vertragserarbeitung über die Prüfung von Aufträgen bis hin zu arbeitsrechtlichen Themen und dem Arbeitsschutz.
• Sie verhandeln mit Kunden und Partnern in den Bereichen Einkauf, Leasing, Miete, Service und Investitionen – Ihre Expertise sorgt für optimale Ergebnisse.
• Sie übernehmen die Verantwortung für die Bewirtschaftung unseres Institutsgebäudes und schaffen ein angenehmes Arbeitsumfeld für das gesamte Team.
• Sie gestalten die Personalplanung, überwachen den Stellenplan und setzen gezielt Impulse für die Personalentwicklung. Sie fördern die Kompetenzen und das Potenzial unserer Mitarbeitenden und unterstützen sie aktiv in ihrer Weiterentwicklung.
• Sie planen, steuern und optimieren die Arbeitsabläufe in der Verwaltung und stellen sicher, dass alle relevanten Vorschriften und Standards eingehalten werden.

Bringen Sie Ihre Ideen ein, sorgen Sie für effiziente Prozesse und unterstützen Sie unsere Wissenschaftler*innen mit Ihrem Organisationstalent. Freuen Sie sich auf eine verantwortungsvolle Aufgabe in einem dynamischen und innovativen Umfeld – werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Zukunft unseres Instituts mit!

Hiermit bringen Sie sich ein

• abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium im Bereich Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Verwaltungswissenschaft, Jura oder einer vergleichbaren Disziplin
• erste Berufserfahrungen in einer administrativen oder kaufmännischen Leitungsfunktion, idealerweise mit Personalverantwortung
• fundierte Kenntnisse in der Budgetplanung und -kontrolle
• Erfahrung im Umgang mit kaufmännischen und rechtlichen Fragestellungen (z. B. Vertragsrecht, Arbeitsrecht, Betriebsratsangelegenheiten)
• Kenntnisse in Personalplanung und Personalentwicklung
• ausgeprägtes analytisches Denkvermögen und strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Kommunikations- und Verhandlungsgeschick sowie hohe Serviceorientierung
• Teamfähigkeit und Freude an interdisziplinärer Zusammenarbeit
• sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Verwaltungsprogrammen (SAP)
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was wir für Sie bereithalten

• ein vielseitiges, verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einer modernen Verwaltungsstruktur, die aktiv den Erfolg von Forschung und Innovation unterstützt
• ein erfahrenes, engagiertes und interdisziplinäres Team aus verschiedenen Verwaltungsbereichen
• Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partnern sowie vielfältige Schnittstellen zur Wissenschaft und Industrie
• moderne Büroräume und eine zeitgemäße technische Ausstattung
• gezielte Förderung und Entwicklung Ihrer fachlichen und persönlichen Kompetenzen durch das Fraunhofer-Bildungsprogramm
• betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Entgeltumwandlung
• Zuschuss zum Deutschland-Jobticket
• familienfreundliche Arbeitskultur mit flexiblen Arbeitszeiten für die Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeit
• Chancengleichheit und Diversity sind für uns selbstverständlich: Wir bieten Programme zur Karriereentwicklung, insbesondere für weibliche Führungskräfte, sowie weitere Angebote zur Förderung von Vielfalt und Fairness

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Unsere Aufgaben sind vielfältig und anpassbar – für Bewerber*innen mit Behinderung finden wir gemeinsam Lösungen, die ihre Fähigkeiten optimal fördern.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 30 Stunden. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet. Unser Institut bietet Ihnen eine langfristige Perspektive mit einem vielseitigen und interessanten administrativen forschungsbezogenen Aufgabengebiet.Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen basieren auf dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD). Zusätzlich kann Fraunhofer leistungs- und erfolgsabhängige variable Vergütungsbestandteile gewähren.

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.

Bereit für Veränderung? Dann bewerben Sie sich jetzt, und machen Sie einen Unterschied! Nach Eingang Ihrer Online-Bewerbung erhalten Sie eine automatische Empfangsbestätigung. Dann melden wir uns schnellstmöglich und sagen Ihnen, wie es weitergeht.

Katja Böttger
Telefon +49 351 2537-306

Fraunhofer-Institut für Fertigungstechnik und Angewandte Materialforschung IFAM, Institutsteil Dresden