Operations Specialist (m/w/d)

Wir sind HUUS - Qualitätsanbieter ergonomischer Telefon- & Meetingboxen. Als Schwester von Ergotopia, einer führenden E-Commerce Büromöbel Company, greifen wir den Raumakustikmarkt an. Im New Work Umfeld und in Großraumbüros reduzieren unsere Produkte Stress und steigern die Produktivität. Durch hochwertige Materialien, smartes Engineering, durchdachte Features und Fertigung in Europa erreichen unsere Produkte höchste Qualitätsstandards und werden regelmäßig von Kunden gelobt!

Note: Diese Stelle ist in Darmstadt zu besetzen, kann aber auch remote innerhalb Deutschlands ausgeführt werden – mit der Bereitschaft, gelegentlich vor Ort zu sein.

Volumen: 30-40 Stunden/Woche

Du willst echten Impact erzielen und aktiv daran mitwirken, wie ein junges Unternehmen strukturell skaliert? Dann bist du bei HUUS genau richtig! Als Operations Specialist arbeitest Du direkt an der Weiterentwicklung unseres operativen Tagesgeschäfts von der Auftragsabwicklung über Kundenkommunikation und Montagekoordination bis hin zur Optimierung interner Prozesse. Du bringst Struktur in Abläufe, erkennst Optimierungspotenziale und sorgst dafür, dass unsere Telefon- und Meetingboxen genau dann ankommen, wenn sie gebraucht werden.

Aufgaben

• End-to-End Ownership: Du hältst unsere zentralen operativen Abläufe zusammen – von der Auftragsklärung über interne Abstimmungen bis zur erfolgreichen Umsetzung beim Kunden. Dabei liegt Dein Fokus auf Qualität, Zuverlässigkeit und skalierbaren Prozessen.
• Kundenbezugsperson: Als erste Kontaktperson stehst Du unseren B2B-Kunden bei allen Fragen rund um Lieferung, Montage und Reklamation zur Seite und sorgst für eine klare, lösungsorientierte Kommunikation.
• Prozessoptimierung: Du analysierst bestehende Abläufe, erkennst Optimierungspotenziale und entwickelst pragmatische Lösungen, die unser Tagesgeschäft noch effizienter, strukturierter und skalierbarer machen.
• Operative Steuerung: Du koordinierst interne und externe Partner, hältst Timings, Zuständigkeiten und offene Themen im Blick und sorgst dafür, dass operative Prozesse sauber ineinandergreifen.
• Schnittstellenmanagement und Kommunikation: Du arbeitest eng mit Produktentwicklung, Einkauf, Logistik, Finance und externen Partnern, wie Montageteams, zusammen. Dabei entwickelst Du nachhaltige Beziehungen, etablierst klare Abläufe und stellst langfristig Qualität, Verfügbarkeit und Kostenstabilität sicher.

Qualifikation

• Du bringst relevante Berufserfahrung im Bereich Operations, Kundenbetreuung oder Logistik und einen passenden Abschluss mit. Wichtig für uns sind Erfahrungswerte in der Kundenkommunikation sowie logistisches Verständnis entlang des ERPs. Ein Start-up-Hintergrund ist dabei ein klares Plus – vor allem, wenn Du Dich in Strukturen zurechtfindest, die noch im Aufbau sind, und auch dann ruhig und pragmatisch handelst, wenn Dinge mal nicht nach Plan laufen.
• Du beschreibst Dich als stark darin, komplexe Abläufe gelassen zu steuern und gezielt weiterzuentwickeln. Hierbei überzeugst Du durch Organisationsgeschick, Gewissenhaftigkeit und Lösungsorientierung. Dein Master-Skill: Der souveräne und empathische Umgang mit verschiedensten Ansprechpartnern – von Kunden über Lieferanten bis hin zu Monteuren.
• Du überzeugst durch vorausschauendes Handeln, gutes Planungsvermögen und eine strukturierte Arbeitsweise. Dein Zeitmanagement ermöglicht es Dir, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten und Aufgaben effektiv zu priorisieren.
• Du verbindest Hands-on-Mentalität mit analytischer Stärke: Du packst aktiv mit an, treibst Themen eigenverantwortlich voran und nutzt Daten, um operative Entscheidungen abzuleiten und Prozesse gezielt weiterzuentwickeln.
• Du verfügst über fundierte Erfahrung mit ERP-Systemen (z. B. Xentral) sowie einen sicheren Umgang mit Excel oder Google Sheets.
• Du sprichst und schreibst Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau sowie Englisch fließend, bringst grundsätzliche Reisebereitschaft mit und hast einen Führerschein – für gelegentliche Termine bei Produktionspartnern oder spontane Einsätze, wenn’s im Tagesgeschäft darauf ankommt.

Benefits

• Ein Job mit Sinn: Dein Beitrag auf dem Weg zu unserer Vision, die (Arbeits)-Welt “happy, healthy & productive” zu gestalten
• Wachstum: Die Chance, deine Karriere in einem jung gegründeten und bereits extrem wachstumsstarken Office Furniture E-Commerce Start-Up auf das nächste Level zu heben
• Impact: Die Möglichkeit, ein innovatives Produkt im stark wachsenden Markt der Meeting- und Telefonboxen mitzugestalten – mit viel Gestaltungsspielraum und direktem Einfluss auf Prozesse und Kundenerlebnisse
• Persönliche Entwicklung: Ein monatliches Personal-Development-Budget von 25,00 Euro inklusive optionalem Bookbeat und Blinkist Abo, um dich in deinem Wachstum zu unterstützen
• Wertschätzung: Ein Team, welches wirklich ein Team ist. Company-Events & Afterwork Get Together - Spaß garantiert! Validiert durch Office Vibe und Kununu
• Wellbeing: Büroausstattung mit ergonomischen Büromöbeln, Klimaanlage, Office Dog Policy sowie Snacks & Getränke
• Zusatzleistungen: Edenred-Card mit monatlich 50,00 Euro steuerfreiem Sachbezug oder die Option auf einen EGYM Wellpass
• Vergünstigungen: Mitarbeiterrabatt auf das Ergotopia Portfolio - auch für Friends & Family sowie exklusive Rabatte durch einen Corporate Benefits Zugang
• Individuelle Flexibilität: Flexible Arbeitszeiten, Hybridkultur (Office, Home Office), 30 Tage Urlaub, um die Welt zu entdecken

Wir sind Ergotopia, ein E-Commerce Unternehmen in Deutschland mit der Vision, die Arbeitswelt happy, healthy & productive zu gestalten!

Unsere Gründungsgeschichte beginnt 2014 mit Richard, Alex und Lara – und ihrer Infografik über die Auswirkungen von dauerhaftem Sitzen. Diese ist der Ausgangspunkt für einen Online Shop, mit dem Ziel, Rückenschmerzen zu verringern und ein schmerzfreies Leben zu ermöglichen. Basierend auf dem Wunsch, einen ganzheitlichen Lösungsansatz zu entwickeln, hat sich um unser Portfolio der ergonomischen Büromöbel und Zusatzhelfer eine Ergotopia Welt entwickelt.

Mit einem modernen E-Commerce Shop, digitalen Gesundheitslösungen und evidenzbasierten Inhalten unterstützen wir heute über 200.000 Firmen- und Privatkunden dabei, das ideale Arbeits- und Lebensumfeld zu schaffen.