Teamassistenz & Office-Management vor Ort (m/w/d)

Teamassistenz & Office-Management vor Ort (m/w/d) bei hey contact heroes in Hamburg

Du bist organisiert, kommunikationsstark und hast Freude daran, Dinge im Hintergrund so zu steuern, dass vorne alles reibungslos läuft? Du behältst auch dann den Überblick, wenn viele Themen gleichzeitig auf dem Tisch liegen? Dann passt Du sehr gut zu uns.

Die hey contact heroes GmbH ist ein dynamisch wachsender Customer-Service-Dienstleister mit Sitz in Hamburg. Wir unterstützen Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen mit modernen Kundenservice-Lösungen, digitalen Prozessen und einem starken Team aus mehreren hundert Kolleginnen und Kollegen in ganz Europa.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine engagierte Teamassistenz & Office-Management vor Ort (m/w/d), die unser Hamburger Büro organisiert, das Team im Tagesgeschäft unterstützt und die Geschäftsführung insbesondere bei administrativen und vertrieblichen Themen entlastet.

Aufgaben

Deine Aufgaben:

In dieser Rolle bist Du eine zentrale organisatorische Schnittstelle im Unternehmen. Du sorgst dafür, dass unser Büro professionell läuft, Termine vorbereitet sind, Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden, und die Geschäftsführung im Tagesgeschäft den Rücken frei hat.

Zu Deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Organisation des Office-Managements am Standort Hamburg
• Empfang und Betreuung von Gästen, Bewerbern, Dienstleistern und Geschäftspartnern
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Terminen und Besprechungen
• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Kalenderpflege, Terminabstimmungen und Reiseorganisation
• Erstellung, Pflege und Aufbereitung von Unterlagen, Präsentationen, Angeboten und Auswertungen
• Unterstützung bei Vertriebsthemen, zum Beispiel bei der Vorbereitung von Kundenterminen, Angebotsunterlagen, Follow-ups und CRM-Pflege
• Recherchearbeiten zu potenziellen Kunden, Ansprechpartnern, Ausschreibungen und Marktinformationen
• Kommunikation mit Kunden, Partnern, Bewerbern und internen Teams
• Organisation von internen Abläufen, Bürobedarf, Post, Dokumenten und allgemeinen administrativen Aufgaben
• Unterstützung bei Events, Kundenbesuchen, Schulungen und Teamformaten
• Pflege von Listen, Übersichten, Vorlagen und internen Dokumentationen
• Allgemeine Assistenzaufgaben für Geschäftsführung, Projektmanagement und Verwaltung

Qualifikation

Dein Profil:

Du musst nicht alles schon perfekt können. Wichtig ist uns, dass Du zuverlässig bist, gerne Verantwortung übernimmst und mitdenkst.

Wir wünschen uns von Dir:

• Erfahrung in der Assistenz, im Office-Management, in der Verwaltung, im Vertriebsinnendienst oder in einer vergleichbaren Rolle
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Freude an Kommunikation, Koordination und Service
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools, E-Mail, Kalendern, Dokumenten und Tabellen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Ein professionelles, freundliches und verbindliches Auftreten
• Diskretion, Zuverlässigkeit und ein gutes Gespür für Prioritäten
• Eigeninitiative und die Bereitschaft, Aufgaben aktiv anzupacken
• Interesse an Vertrieb, Kundenkommunikation und Unternehmensorganisation
• Spaß daran, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, in dem kein Tag exakt wie der andere ist

Benefits

Das bieten wir Dir:

Bei hey contact heroes erwartet Dich ein modernes Unternehmen mit kurzen Wegen, viel Dynamik und einem Team, das gemeinsam anpackt. Du arbeitest nah an der Geschäftsführung und bekommst einen echten Einblick in Wachstum, Vertrieb, Kundenprojekte und Unternehmensentwicklung.

Dich erwartet:

• Eine abwechslungsreiche Position mit viel Verantwortung
• Ein moderner Arbeitsplatz vor Ort in Hamburg
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Ein wertschätzendes, offenes und kollegiales Arbeitsumfeld
• Kurze Entscheidungswege und viel Gestaltungsspielraum
• Ein wachsendes Unternehmen mit spannenden Kunden und Projekten
• Ein Team, das Verlässlichkeit, Pragmatismus und Humor schätzt
• Die Möglichkeit, Dich fachlich und persönlich weiterzuentwickeln
• Ein Arbeitsumfeld, in dem gute Organisation wirklich etwas bewegt

Arbeitsort

Diese Stelle ist ausdrücklich als Vor-Ort-Position in Hamburg vorgesehen. Du bist ein wichtiger Teil unseres Office-Alltags und unterstützt dort, wo Organisation, Kommunikation und Verlässlichkeit gebraucht werden.

Über uns

hey contact heroes steht für modernen Customer Service, digitale Lösungen und ein starkes internationales Team. Wir unterstützen Unternehmen dabei, Kundendialog professionell, flexibel und menschlich zu gestalten – telefonisch, schriftlich, digital und in vielen Sprachen.

Trotz unseres Wachstums bleiben wir pragmatisch, persönlich und nahbar. Bei uns zählen Einsatzbereitschaft, Teamgeist und der Wille, gemeinsam richtig gute Arbeit zu leisten.

Klingt nach Dir?

Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung.

Schick uns gerne Deinen Lebenslauf und ein paar Zeilen dazu, warum Du Lust hast, Teil der hey contact heroes zu werden.

Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen.

Über uns – hey contact heroes

Wir sind die hey contact heroes – ein moderner, internationaler Customer-Service-Dienstleister mit Hauptsitz in der Hamburger HafenCity und einem starken Netzwerk aus über 550 Kolleginnen und Kollegen in 17 Ländern. Seit unserer Gründung arbeiten wir jeden Tag daran, Kundenservice neu zu denken: digital, skalierbar, effizient – aber immer persönlich, menschlich und mit echter Begeisterung.

Als Remote-First-Unternehmen bieten wir flexible Arbeitsmodelle, internationale Zusammenarbeit und moderne Technologien, die es dir ermöglichen, von überall aus Teil unseres Teams zu sein. Ob als Mitarbeiter*in in Deutschland oder als Freelancer weltweit – bei uns arbeitest du mit Menschen, die Service lieben, Verantwortung übernehmen und gemeinsam wachsen wollen.

Bei den hey contact heroes bist du nicht einfach eine Nummer – du bist ein Teil unserer Erfolgsgeschichte.