Teamassistenz Immobilienverwaltung – Grundstücksmanagement (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Organisation liegt dir, du arbeitest gerne sorgfältig und möchtest gleichzeitig Einblick in ein besonderes Gebiet der Immobilienwirtschaft bekommen?

In unserem Bereich Kommunales Immobilienmanagement betreuen wir im Auftrag der Freien und Hansestadt Hamburg kommunale Grundstücke und Erbbaurechte. Damit im Hintergrund alles reibungslos läuft, braucht es nicht nur immobilienwirtschaftliches Fachwissen, sondern auch eine gute Organisation und verlässliche administrative Unterstützung.

Als Teamassistenz hältst du deinen Kolleginnen und Kollegen den Rücken frei: Du kümmerst dich um Korrespondenz und Unterlagen, pflegst Daten und Akten, unterstützt bei Vorgängen rund um Erbbaurechte und sorgst dafür, dass Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Dabei bist du mehr als eine klassische Büroassistenz: Du arbeitest dich Schritt für Schritt in die fachlichen Themen des Teams ein, übernimmst eigene Aufgaben und bist gelegentlich auch bei unseren Objekten vor Ort.

Du arbeitest gerne strukturiert, hast ein Auge fürs Detail und möchtest Teil eines Teams sein, auf das man sich verlassen kann? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.

Deine Aufgaben

• Das Team unterstützen: Du übernimmst die allgemeine Teamkorrespondenz, bearbeitest den Posteingang, unterstützt beim Telefondienst und bereitest Unterlagen und Protokolle vor
• Unterlagen & Daten im Griff haben: Du recherchierst und pflegst Akten und hältst Stammdaten in unseren unterschiedlichen Systemen aktuell
• Fachliche Vorgänge vorbereiten: Du bereitest Standardschreiben und Dokumente nach Vorlagen vor und unterstützt die Sachbearbeiter bei Vorgängen rund um Erbbaurechte
• Kommunikation koordinieren: Du korrespondierst mit Notariaten und Ansprechpartnern unserer Auftraggeber und sorgst dafür, dass benötigte Informationen und Unterlagen vollständig vorliegen
• Abwechslung inklusive: Du erfasst Meldungen in unserem Ticketsystem, unterstützt vertretungsweise im Mahnwesen und führst gelegentlich Objektbegehungen durch

Dein Profil

• Kaufmännische Grundlage: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und idealerweise bereits Erfahrung in einer Assistenz-, Verwaltungs- oder Backoffice-Funktion gesammelt
• Interesse an Immobilien: Immobilienkenntnisse sind von Vorteil, aber kein Muss – wichtiger ist uns, dass du Interesse an den Themen des Teams hast und dich gerne in neue Aufgaben einarbeitest
• Organisationstalent: Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und zuverlässig und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Vorgänge gleichzeitig auf deinem Tisch liegen
• Sicher in der Kommunikation: Du formulierst schriftlich ebenso sorgfältig, wie du am Telefon freundlich und verbindlich auftrittst
• Digital fit: Du arbeitest sicher mit den gängigen MS-Office-Anwendungen und findest dich schnell in neuen Programmen und Systemen zurecht
• Eigenständig & im Team: Du siehst, wo Unterstützung gebraucht wird, arbeitest Aufgaben selbstständig ab und kannst dich gleichzeitig gut in ein Team einfügen

Warum wir?

• Flexibilität, die zu dir passt: Starte deinen Tag zwischen 7:00 und 9:00 Uhr – so wie es für dich am besten passt. Nach einer umfassenden Einarbeitung kannst du zwei Tage die Woche bequem im Homeoffice arbeiten
• Fit und aktiv: Mit unserem Firmenfitnessangebot über „EGYM Wellpass“ bleibst du sowohl körperlich fit als auch mental stark – die perfekte Balance für deine Work-Life-Balance!
• Mobilität, die dich weiterbringt: Nutze unser Mobilitätskonzept mit dem Deutschlandticket oder einem Businessbike – ganz nach deinen Bedürfnissen
• Wohl durchdachte Einarbeitung: Wir werfen dich nicht ins kalte Wasser! Ein erfahrener Pate begleitet dich in der Anfangszeit und sorgt dafür, dass du dich schnell zurechtfindest
• Immer einen Schritt voraus: Profitiere von kontinuierlichen Fort- und Weiterbildungsangeboten, um deine Karriere aktiv voranzutreiben
• Mehr als nur Urlaub: Neben 30 Tagen Erholungsurlaub hast du an Heiligabend und Silvester frei und bekommst an deinem Geburtstag einen halben Urlaubstag
• Dein neuer Wohlfühlort: Ob du nach Hamburg ziehst oder einfach nach einem neuen Zuhause suchst – wir stehen dir bei der Wohnungssuche zur Seite und helfen dir, schnell in der Stadt anzukommen

Kontakt

Fragen? Ich bin für dich da! Melde dich gerne telefonisch oder per WhatsApp bei mir, Vanessa Mauri Stephan, unter 0171 7633860. Bitte sende keine Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf oder Zeugnisse über WhatsApp, um den Datenschutz zu gewährleisten.

Kleiner Hinweis: Schau nach deiner Bewerbung auch mal in deinen Spam-Ordner – manchmal landen unsere Nachrichten dort.

Über uns

Über 200 Jahre Wentzel Dr.! Ein Traditionsunternehmen schreibt Geschichte und bietet erstklassige Perspektiven: Mit unserer unabhängigen hanseatischen Immobilienkompetenz treffen wir mehr denn je den Zeitgeist. Verantwortlich dafür sind die Menschen dahinter, rund 300 Kolleginnen und Kollegen. Sie überzeugen mit Engagement und Expertise, im Immobilien- und Facility Management sowie als Immobilienmakler. Zusammen gestalten wir die Immobiliendienstleistung von morgen. Dabei verbinden uns fundierte Fachkenntnisse, innovative Prozesse und eine teamorientierte Unternehmenskultur. Was uns außerdem ausmacht? Ein starker Zusammenhalt, Verlässlichkeit, Loyalität und Qualität. Wir sind stets mit Leidenschaft dabei. Und Du?