Personalsachbearbeiter (m/w/d) – Recruiting & Büroorganisation

Du holst die richtigen Leute an Bord – und hältst das Büro in Ordnung:

Stellen besetzen, Bewerber betreuen, Büro organisieren: Bei KLIVATEC übernimmst Du die operative Personalarbeit – von der veröffentlichten Stellenanzeige über das Erstgespräch am Telefon bis zu den vorbereiteten Unterlagen für den Start. Daneben hältst Du die Büroorganisation in Ordnung. Der Zuschnitt ist klar: rund 60 % Recruiting, rund 40 % Verwaltung – zwei feste Bereiche, kein „alles, was sonst anfällt“. Du musst kein Recruiting-Profi sein: Du arbeitest mit fertigen Gesprächsleitfäden, Vorlagen und festen Abläufen – wer strukturiert arbeitet und sicher telefoniert, wird bei uns gründlich eingearbeitet.

Wo und wie Du arbeitest:

Dein Arbeitsplatz ist unser Büro an der Betriebsstätte in Dinslaken – feste Bürozeiten, Montag bis Freitag, vor Ort. Rund 60 % Deiner Zeit gehören dem Recruiting: Anzeigen pflegen, Bewerbungen sichten, Telefon-Erstgespräche nach festem Leitfaden führen, Gespräche koordinieren und sauber dokumentieren. Die übrigen rund 40 % gehören der Büroorganisation: Telefon, Post, Ablage und Bestellwesen. Beides läuft nach festen Abläufen und Vorlagen – nicht nach Zuruf.

Was Du bei uns machst:

• Du veröffentlichst und pflegst unsere Stellenanzeigen im Bewerbermanagement-System und behältst alle offenen Stellen im Blick.

• Du sichtest eingehende Bewerbungen, führst Telefon-Erstgespräche nach festem Gesprächsleitfaden und dokumentierst die Ergebnisse sauber im System.

• Du koordinierst Vorstellungsgespräche und Vor-Ort-Termine zwischen Bewerbern und Führungskräften und hältst alle Beteiligten auf dem Laufenden.

• Du hältst die Bewerberkommunikation verbindlich: Eingangsbestätigungen, Einladungen, Zu- und Absagen – zeitnah und zuverlässig.

• Du bereitest Unterlagen für Einstellung und Onboarding vor und pflegst die digitalen Personalakten in unserer Personalsoftware.

• Du übernimmst die Büroorganisation: Telefon, Postein- und -ausgang, Scannen und digitale Ablage.

• Du verwaltest den Bürobedarf und bestellst Verbrauchsmaterial rechtzeitig nach.

Klimatechnik vom Fachbetrieb:

KLIVATEC ist ein etablierter Klimatechnik-Fachbetrieb mit Hauptstandort Dinslaken und Showrooms in Bielefeld und Frankfurt am Main. Unsere Technikerteams montieren und warten Klimaanlagen von Mitsubishi Electric, Daikin, LG und Panasonic – und Du sorgst dafür, dass die richtigen Leute an Bord kommen und der Betrieb im Rücken geordnet läuft.

Wir arbeiten nach eingespielten Prozessen und mit moderner Software. Bei uns weißt Du, woran Du bist: klare Zuständigkeiten, verlässliche Strukturen und ein Arbeitsplatz, auf den Du Dich langfristig verlassen kannst.

KLIVATEC in Zahlen: 5.000+ installierte Anlagen · 2.000 Wartungsverträge im Bestand · 1.100+ Kundenbewertungen (Google & Trustpilot) · kununu 4,8 von 5 · Dreimal in Folge Top Company

Was Dich finanziell erwartet:

• Einarbeitung: mehrere Wochen (mit festem Ansprechpartner)

Du bekommst ein festes Monatsgehalt. Den konkreten Betrag besprechen wir offen im ersten Gespräch – nicht erst beim Vertrag.

Ein Platz zum Bleiben:

Uns geht es um langfristige, verlässliche Zusammenarbeit. Du übernimmst ein festes, klar abgegrenztes Aufgabengebiet mit eigenen Abläufen, Leitfäden und Vorlagen – und einen Arbeitsplatz, auf den Du Dich verlassen kannst.

Was Du bei uns bekommst:

• Sicherer Arbeitsplatz mit dem Ziel der unbefristeten Übernahme – wir stellen ein, um langfristig zusammenzuarbeiten.

• Ein klar abgegrenztes Aufgabengebiet: rund 60 % Recruiting, rund 40 % Büroorganisation – fester Zuschnitt statt „alles, was anfällt“.

• Geregelte Bürozeiten, Montag bis Freitag – keine Wochenenden, kein Schichtdienst.

• Fertige Gesprächsleitfäden, Vorlagen und feste Abläufe – Du startest nicht bei null.

• Strukturierte Einarbeitung mit festem Ansprechpartner.

• Moderne Software für Bewerbermanagement und Personalverwaltung.

• Mobilitätsbudget für Deinen Arbeitsweg.

Stellenanforderungen:

Must-haves:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekaufmann) oder eine vergleichbare Qualifikation.

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift – Du telefonierst mit Bewerbern und führst die Korrespondenz eigenständig.

• Sicheres, freundliches Auftreten am Telefon – das Erstgespräch mit Bewerbern führst Du.

• Strukturierte, verlässliche Arbeitsweise – Termine, Fristen und Rückmeldungen hältst Du ohne Erinnerung.

• Absolute Diskretion im Umgang mit Personal- und Bewerberdaten.

• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook).

Schön, wenn Du das auch mitbringst:

• Erste Erfahrung im Recruiting, in der Personalsachbearbeitung oder mit Bewerbermanagement-Systemen.

• Kenntnisse in einer Personalsoftware (z. B. Personio).

• Erfahrung in der Büroorganisation eines Handwerks- oder Mittelstandsbetriebs.

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