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Bilingual Administrative Officer - English & French

Bilingual Administrative Officer - English & French

INSTITUT MAX VON LAUE - PAUL LANGEVINGrenoble, Germany
Vor 3 Tagen
Stellenbeschreibung

Das Institut Laue-Langevin (ILL) in Grenoble (Frankreich) ist ein in der Neutronenforschung europaweit führendes internationales Forschungszentrum. Jedes Jahr organisiert das Institut mehr als 2000 Besuche von Gastwissenschaftlern, die hochwertige Experimente durchführen.

Sie sind an einer neuen Herausforderung in unserem internationalen Institut interessiert?

Innerhalb des Scientific Coordination Office (SCO) werden Sie im „User Office“ arbeiten, das für die Organisation der Experimentalprogramme des ILL zuständig ist. Das „User Office“ hat die Aufgabe, allen Gastwissenschaftler / inne / n zu helfen, die Einrichtungen des ILL bestmöglich zu nutzen, indem ihnen die nötige organisatorische und administrative Unterstützung im Vorfeld, während und nach Abschluss ihres Aufenthalts zuteilwird.

  • Klärung sämtlicher administrativer Aspekte der Experimentalprogramme
  • Fungieren als erste Schnittstelle zwischen den Gastwissenschaftler / innen und den jeweiligen ILL-Abteilungen
  • Koordinierung des Aufenthalts der Gastwissenschaftler / innen : Kontaktperson für E-Mails, Veranlassung von Einladungen, Begleitung bei der Erledigung von Formalitäten sowie Buchung von Unterkünften
  • Unterstützung vor Ort der Gastwissenschaftler / innen
  • Sicherstellung der Einhaltung der Sicherheitsvorschriften

Zusätzliche Aufgaben als Teil eines polyvalenten Teams :

  • Organisation von Gremiensitzungen zur Bewertung der bei dem ILL eingerichteten Experimentiervorschläge
  • Administrative Unterstützung der Leiterin des SCO
  • Beteiligung an anderen für die Tätigkeiten des SCO relevanten Aufgaben und Projekten
  • Bachelor in Betriebswirtschaft oder gleichwertiger Abschluss als zweisprachige / r Assistent / in für Sekretariats- oder Verwaltungsaufgaben sowie eine mindestens fünfjährige einschlägige Berufserfahrung
  • Hervorragende Sprachkenntnisse in Englisch und Französisch in Wort und Schrift
  • olide IT-Kompetenzen u. a. in Textverarbeitung und Tabellenkalkulation
  • Erfahrung im Umgang mit Tools zur Verwaltung von Websites und Datenbanken wäre ein großer Vorteil.

    • Sie haben außerdem die folgenden Schlüsselkompetenzen :

  • Ausgeprägte soziale Kompetenz zur Förderung einer effektiven Zusammenarbeit und Kommunikation
  • Hohes Maß an Organisation und die Fähigkeit, Initiative zu ergreifen, Prioritäten zu setzen und die Arbeitsbelastung effizient zu managen, sowohl bei selbständiger Arbeit als auch im Rahmen eines Teams
  • Flexibilität und Fähigkeit, sich an veränderte Bedingungen und Prozesse anzupassen
  • Proaktives Verhalten, um kurzfristigen Änderungen positiv zu begegnen
  • Gutes Urteilsvermögen bei der Bewertung der Notwendigkeit vonSorgfalt und vertraulicher Behandlung.

    • Lebensqualität

    In der Alpenmetropole Grenoble, der Heimat für Forschung und Technologie, mit perfekter Anbindung und Lage (mit dem Zug in 3 Std. in Paris / der Provence; in 1 Std. am internationalen Flughafen Lyon und in 1,5 Std. in Genf). Da es uns wichtig ist, dass Sie Ihr Berufs- und Privatleben gut in Einklang bringen können, bieten wir unter bestimmten Bedingungen die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, zahlreiche bezahlte Urlaubstage pro Jahr und eine Reihe weiterer Vorteile, die Sie bei Ihrer Ankunft entdecken werden!

    Perspektiven

    Wir garantieren einen sicheren Arbeitsplatz in unbefristeter Teilzeit-anstellung (24 Stunden / Woche) inmitten eines multikulturellen wissenschaftlichen Umfelds.

    Leistungen

    Wir bieten großzügige Sozialleistungen (Auslandszulage, Krankenversicherung), Umzugshilfe (unter bestimmten Bedingungen) und einen jährlichen Produktivitätsbonus. Außerdem bieten wir Sprachkurse für Sie und Ihre / n Partner / in sowie Zuschüsse für die Nutzung der Kantine, der öffentlichen Verkehrsmittel, für den Urlaub und für soziale Aktivitäten.

    Klingt das interessant für Sie?

    Dann machen Sie mit uns Ihren nächsten Karriereschritt und bewerben sich - bevorzugt in englischer Sprache - unter Angabe der Referenznummer 24 / 48 bis zum 08.12.2024 auf unserer Website. Die Bewerber müssen sich einer administrativen Untersuchung (Zuverlässigkeitsüberprüfungen) unterziehen und aus ärztlicher Sicht in der Lage sein, in Strahlenschutzbereichen zu arbeiten..

    Wir glauben an Chancengleichheit und Vielfalt. Die Stelle ist allen qualifizierten Bewerbern und Bewerberinnen gleichermaßen zugänglich.