Office Manager (m/w/d)

Wir sind ein internationales Handelsunternehmen mit Sitz in Potsdam und gehören zu einem etablierten japanischen Konzern. Seit dem erfolgreichen grenzüberschreitenden Formwechsel nach Deutschland entwickeln wir unsere operativen Strukturen kontinuierlich weiter. Um unser Team zu bereichern, suchen wir eine engagierte, strukturierte und gewissenhafte Office Managerin (m/w/d) mit Fokus auf Buchhaltung, HR-Verwaltung und Reporting.

Aufgaben

Buchhaltung & Rechnungswesen (in Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro):

• Pflege von Eingangs- und Ausgangsrechnungen im ERP-System und DATEV (Sage 100)
• vorbereitende Buchhaltung
• Verwaltung von Belegen und Abstimmung mit dem Steuerberater
• Pflege von Zahlungsübersichten sowie des Cash Flows und Unterstützung bei der Liquiditätsplanung

HR & Personaladministration:

• Vorbereitung von Lohnunterlagen für das Lohnbüro
• Pflege von Arbeitsverträgen, Abwesenheiten und Personalakten
• Kommunikation mit Krankenkassen, Sozialversicherungsträgern und Behörden
• Koordination administrativer Personalthemen

Reporting & Controlling-Support:

• Unterstützung beim monatlichen Reporting an den japanischen Mutterkonzern (P&L/ Cash Flow)
• Zusammenarbeit mit externen IT-Partnern (z. Power BI) zur Datenaufbereitung
• Gelegentliche Auswertungen von Cashflow und Kennzahlen

Allgemeine Office-Organisation:

• Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung sowie Vertragsmanagement
• Korrespondenz mit Dienstleistern, Kunden und Behörden
• Reisekostenabrechnungen und Terminplanung
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Bereich Buchhaltung, Office Management oder Administration
• Erfahrung mit ERP-Systemen (z. Sage 100) und DATEV-Kenntnisse von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Ziel- und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Spaß an der Arbeit im Team

Benefits

• Ein internationales Umfeld mit flachen Hierarchien
• 35-Stunden-Woche mit flexiblen Arbeitszeiten
• Übernahme eines Deutschlandtickets sowie die Mitgliedschaft im Urban Sports Club
• Moderner Arbeitsplatz im Zentrum von Potsdam
• Enger Austausch mit der Geschäftsführung (Übergabeprozess läuft bereits)

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung mit Lebenslauf und möglichem Startdatum an.

Wir sind ein internationales Handelsunternehmen mit Sitz in Potsdam und gehören zu einem etablierten japanischen Konzern. Seit dem erfolgreichen grenzüberschreitenden Formwechsel nach Deutschland entwickeln wir unsere operativen Strukturen kontinuierlich weiter.