Central Office Koordinator m/w/d

Beschreibung der Stelle

Berufsprofil

Jobs in den Parks - Management der Parks

Vertrag

befristeter Vertrag

Arbeitszeit

Vollzeit

Bezeichnung der Stelle

Central Office Koordinator m / w / d

Beschreibung der Aufgabe

Unterstützung des Central Office Managers und des Management Teams mit dem Ziel eine hohe Gast- und Mitarbeiterzufriedenheit zu erreichen.

Mitverantwortlich für die Erreichung der gesetzten Unternehmens- und Abteilungsziele in den Bereichen Qualität, Finanzen und Soziales.

Der / die Mitarbeiter / in unterstützt das Management, indem er / sie sich um administrative Arbeiten, Sekretariatsarbeiten und die Koordination der Verkaufsaktivitäten innerhalb des Parks übernimmt.

Koordination des operativen Tagesgeschäftes im Central Office : Aufgabenverteilung, Koordination Telefon / WhatsApp Service

Einarbeitung und Schulung der Auszubildenden in die Aufgaben des Central Office

Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post und des E-Mail-Verkehrs. Sortierung und Verteilung der internen und externen Post.

Ablage, Archivierung und weitere administrative Aufgaben z.B. die Ausarbeitung von Memos, Aktionen usw.

Annahme eingehender Telefonate und anschließende Bearbeitung

Verantwortung für die gesamte Korrespondenz der einzelnen Sektoren sowie Signing im Park

Durchführung und Verwaltung von Personal und Rabattbuchungen über RES / AS400

Bearbeitung und Verwaltung von Special Booking Anfragen

Bearbeitung von Social Media wie z.B. Facebook, Holiday Check und Tripadvisor

Bearbeitung der Homepage für Tagesgäste

Aneignung von Fachwissen und Informationen aus allen Funktionsbereichen des Parks

Bearbeitung von Reservierungen und Empfang und Information der Gäste bezüglich der verschiedenen Arrangements

Versand der Reports und Auswertungen in die Abteilungen

Überprüfung der Texte für Video- und Ferienhaus-Kommunikation / Inhouse TV

Eingabe und Kontrolle des Wochenplans und der Öffnungszeiten

Kontrolle der Inhalte auf der Website und in der App und die Beantragung von Änderungen dieser Informationen

Information der Abteilungen / Outlets über bevorstehende Aktivitäten

Unterstützung bei der Bearbeitung von Beschwerden

Anzahl der Arbeitsstunden (per week)

Qualifikation

Mindestanforderungen Ausbildungsniveau

Abgeschlossene Ausbildung

Mindestanforderungen Erfahrungsniveau

0 bis 3 Jahre

Fähigkeiten

Berufsausbildung im Bereich Verwaltung / Sekretariat, Hotellerie, Tourismus oder vergleichbare Ausbildung

Erfahrung in einer vergleichbaren Position innerhalb eines Unternehmens der Branche.

sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Grundkenntnisse in Französisch und / oder Niederländisch von Vorteil.

• Gepflegtes Erscheinungsbild
• selbstsicheres Auftreten und gute Umgangsformen sowie hervorragende Kommunikationsfähigkeiten im Umgang mit Gästen, Mitarbeitern und Gesprächspartnern
• Strukturierte, selbständige und akkurate Arbeitsweise
• Qualitätsorientiert, Dienstleistungsorientiert und proaktiv
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit (mündlich und schriftlich)
• Hohes Maß an Kunden- und Serviceorientierung
• Organisatorisches Geschick
• Leistungs- und Einsatzbereitschaft
• Eigenverantwortung und hohes Maß an Gewissenhaftigkeit
• Flexibilität, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• souveränes Auftreten auch in Stresssituationen
• Freundlicher Umgang mit Gästen und Mitarbeitern
• hohe Gastorientierung und Hilfsbereitschaft

MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook),

Affinität für Social Media

Sprachen

• Deutsch (Experte - Muttersprache)
• Englisch (Gute Kenntnisse - Fliessend)
Vor 30+ Tagen