Executive Assistent (m/w/d)
Ihre Aufgabenschwerpunkte
- Unterstützung der Führungskraft in allen organisatorischen und administrativen Bereichen im Tagesgeschäft (z.B. Planung, Organisation, Überwachung und Archivierung von Geschäftsdokumenten)
- Abwicklung der globalen Geschäftskorrespondenz inklusive Nachverfolgung ausstehender Tätigkeiten sowie Schnittstellenfunktion für die Führungskraft zu anderen Abteilungen und externen Geschäftspartnern sowie Organisationen
- Planung, Organisation, Kontrolle der delegierten Aufgaben, z. B. innerhalb der Organisation von Workshops und Veranstaltungen
- Planung, Organisation, inhaltliche Vorbereitung und Dokumentation von Geschäftsterminen sowie internen und externen Veranstaltungen
- Strukturierung, Erstellung von Präsentationen, Dokumenten, Grafiken und Übersichten, sowie Entscheidungsvorlagen, ggf. Anfordern von fehlenden Informationen / Unterlagen
- Strukturieren, Erstellen, Bewerten und Nachhalten von Statistiken und Analysen (z. B. Marktanalyse) sowie Erarbeiten von Präsentationen, Grafiken und Dokumentationen als Grundlage zur Entscheidungsfindung (z.
B. für Geschäftsführersitzungen)
- Übernehmen von (Teil-) Projekten sowie Unterstützung der Führungskraft in der Projektarbeit
- Organisieren und Koordinieren von Reisebestandteilen / -segmenten der nationalen und internationalen Dienstreisen im Rahmen der vorgegebenen Reiseparameter (z.
B. Flug-, Hotel-, Mietwagenbuchung, etc.)
- Beratung und Begleitung hinsichtlich der Einhaltung der landesspezifischen Einreisebedingungen (z. B. Visa-Dokumente)
- Erstellen von Reisekostenabrechnungen bei Bedarf, Prüfen der Reisekostenabrechnungen
Ihr Profil
- erfolgreich abgeschlossenes Studium z.B. International Business Administration
- Erfahrungen in der beruflichen Praxis wünschenswert
- strukturierte, selbstständige Arbeitsweise und sehr gute Kommunikationsfähigkeit
- hohes Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
- sehr gute Deutsch und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Executive Assistent (m/w/d)
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