Office Manager U5 (w/m/d)Tochter- und BeteiligungsgesellschaftenVollzeit
Mit der U5 plant die HOCHBAHN derzeit ein neues Stück Hamburg. Steigen Sie ein und bringen Sie mit uns die neueU-Bahn-Linie auf Spur!
Ihre Aufgaben
Bereich Office Management
Administrative und organisatorische Führung des Bürobetriebs
u. a. Post, Anlieferungen, Büro- und Verbrauchsmaterial, Arbeitskleidung)
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung, insbes. Termin- / Kalendermanagement
- Übernahme des Dienstreisen Managements (Antragstellung, Buchung, Abrechnung) sowie Abrechnung weiterer Auslagen für Geschäftsführung und Team
- Eigenständige Betreuung in der Zeiterfassung
- Überwachung und Organisation von betrieblichen Vorsorgeuntersuchungen
- Erste*r Ansprechpartner*in für Besucher / Geschäftspartner, Gebäudemanagement und Vermieter für sämtliche Abläufe zum reibungslosen Bürobetrieb
Bereich IT
- Erstansprechperson für IT-Fragen in der Gesellschaft, Bindeglied zwischen Mitarbeitenden, Service Desk und HOCHBAHN-IT-Abteilung
- Federführung in Beschaffung, Aktualisierung, Inventarisierung und Rücknahme von IT-Geräten und Software-Lizenzen auf Grundlage vorhandener Rahmenverträge
- Rechtemanagement in verschiedenen Softwareumgebungen (z. B. SharePoint, EPLASS, ITWO)
- Mitarbeit in IT-Sonderprojekten sowie Durchführung von Schulungen
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Office Management, Teamassistenz oder Sekretariat
- Sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere versierter Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); Kenntnisse in SAP wünschenswert
- Kenntnisse im IT-Support vorteilhaft
- Guter Rundumblick bei gleichzeitiger Bearbeitung mehrerer Aufgaben
- Selbstständige Arbeitsweise, hohe Dienstleistungsorientierung ( Kümmerer-Mentalität ) und Kommunikationskompetenz
Es erwarten Sie spannende, verantwortungsvolle Projekte rund um die U5 von der Infrastrukturplanung und Bauausführungbis hin zur Realisierung von Automatisierungskonzepten.
Um auch der nächsten Generation Hamburgs ein attraktives,hochmodernes Nahverkehrsangebot zu bieten. Dafür bieten wir Ihnen ein starkes Team, das dafür sorgt, dass Hamburgweiter wachsen kann.
Genau wie Sie. 2024-06-24 Hamburger Hochbahn AG · Personalmanagement · Steinstraße 20 · 20095 Hamburg
Für die HOCHBAHN U5 Projekt GmbH suchen wir Sie als
Office Manager U5 (w / m / d)
Mit der U5 plant die HOCHBAHN derzeit ein neues Stück Hamburg. Steigen Sie ein und bringen Sie mit uns die neueU-Bahn-Linie auf Spur!
Ihre Aufgaben
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Administrative und organisatorische Führung des Bürobetriebs
u. a. Post, Anlieferungen, Büro- und Verbrauchsmaterial, Arbeitskleidung)
- Administrative Unterstützung der Geschäftsführung, insbes. Termin- / Kalendermanagement
- Übernahme des Dienstreisen Managements (Antragstellung, Buchung, Abrechnung) sowie Abrechnung weiterer Auslagen für Geschäftsführung und Team
- Eigenständige Betreuung in der Zeiterfassung
- Überwachung und Organisation von betrieblichen Vorsorgeuntersuchungen
- Erste*r Ansprechpartner*in für Besucher / Geschäftspartner, Gebäudemanagement und Vermieter für sämtliche Abläufe zum reibungslosen Bürobetrieb
Bereich IT
- Erstansprechperson für IT-Fragen in der Gesellschaft, Bindeglied zwischen Mitarbeitenden, Service Desk und HOCHBAHN-IT-Abteilung
- Federführung in Beschaffung, Aktualisierung, Inventarisierung und Rücknahme von IT-Geräten und Software-Lizenzen auf Grundlage vorhandener Rahmenverträge
- Rechtemanagement in verschiedenen Softwareumgebungen (z. B. SharePoint, EPLASS, ITWO)
- Mitarbeit in IT-Sonderprojekten sowie Durchführung von Schulungen
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Bereich Office Management, Teamassistenz oder Sekretariat
- Sehr gute IT-Kenntnisse, insbesondere versierter Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint); Kenntnisse in SAP wünschenswert
- Kenntnisse im IT-Support vorteilhaft
- Guter Rundumblick bei gleichzeitiger Bearbeitung mehrerer Aufgaben
- Selbstständige Arbeitsweise, hohe Dienstleistungsorientierung ( Kümmerer-Mentalität ) und Kommunikationskompetenz
Es erwarten Sie spannende, verantwortungsvolle Projekte rund um die U5 von der Infrastrukturplanung und Bauausführungbis hin zur Realisierung von Automatisierungskonzepten.
Um auch der nächsten Generation Hamburgs ein attraktives,hochmodernes Nahverkehrsangebot zu bieten. Dafür bieten wir Ihnen ein starkes Team, das dafür sorgt, dass Hamburgweiter wachsen kann.
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Wir freuen uns über die Bewerbung von Menschen aller Geschlechter.
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