Office Manager HR + Fuhrpark (m/w/d) Darmstadt

Hervorragende Einarbeitung in einem tollen Team mit guter Unternehmenskultur Work-Life-Balance, Homeoffice und betriebliche Altersvorsorge

Wir suchen einen Office Manager (m / w / d) in Darmstadt, der unseren Director in Spesenabrechnungen, Reiseplanung und Kalenderverwaltung unterstützt.

Zu den Aufgaben gehören auch Vertrags- und Fahrzeugmanagement, Büroorganisation sowie die Koordination von HR-Prozessen.

Wir bieten ein anspruchsvolles, internationales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, Home Office-Möglichkeiten, 30 Tagen Urlaub und einer wertschätzenden Unternehmenskultur.

Bewerben Sie sich jetzt!

Unterstützung des Directors :

• Spesenabrechnungen : Vorbereitung, Genehmigung und Weiterleitung der monatlichen Spesenabrechnungen des Country Directors an die Finanzabteilung.
• Reisevorbereitungen : Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, einschließlich Transport und Unterkunft, mit einer Vorlaufzeit von mindestens 7 Tagen.
• Kalenderverwaltung : Pflege und Verwaltung des täglichen Kalenders, Terminplanung sowie Verwaltung von Erinnerungen und Benachrichtigungen.
• Berichts- und Dokumentenverwaltung : Sammeln von Informationen für zweiwöchentliche Berichte, Verwaltung vertraulicher Dokumente und Unternehmensunterlagen sowie HR-Korrespondenz.

Administrative Aufgaben :

• Spesenanträge : Bearbeitung und Genehmigung von regelmäßigen Ausgaben, einschließlich rechtlicher, beratender und betrieblicher Kosten.
• Vertragsverwaltung : Pflege und Verwaltung von Verträgen mit Lieferanten.
• Fahrzeug- und Telefonmanagement : Verwaltung der Firmenfahrzeuge und Mobiltelefonverträge unter Berücksichtigung der Unternehmensrichtlinien und lokalen Gesetze.
• Korrespondenz und Aufgabenpriorisierung : Erstellung, Korrekturlesen und Priorisierung von Geschäftsschreiben sowie flexible Handhabung täglicher Aufgaben.

Räumlichkeiten und Bürobedarf :

• Vertragsüberwachung : Überwachung der Reinigungsdienstverträge und deren Leistung, Genehmigung von Materialrechnungen.
• Bürobedarf : Koordination von Bestellungen, Budgetverwaltung und Sicherstellung der Kosteneffizienz.
• Sicherheitsmaßnahmen : Überwachung der Funktionalität von Brandschutzsystemen und Sicherstellung der Gebäudesicherheit.
• Gesetzliche Anforderungen : Ansprechpartner für Arbeitsplatzsicherheitsbehörden und Organisation von Erste-Hilfe-Schulungen.

Unterstützung im Personalwesen :

• HR-Unterstützung : Zusammenarbeit mit dem Country Director und dem HR Business Partner bei verschiedenen HR-Aufgaben.
• Mitarbeiterhandbuch : Pflege und Aktualisierung des Mitarbeiterhandbuchs gemäß gesetzlicher Anforderungen.
• Rekrutierung und Personalprozesse : Koordination von Einstellungs-, Kündigungs- und Offboarding-Prozessen in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung.
• Lohnabrechnung und Berichterstattung : Unterstützung bei der Lohnabrechnung, HR-Berichten und anderen HR-Projekten sowie Überwachung des Jahresurlaubs der Mitarbeiter.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise mit HR- und Fuhrparkverantwortung.
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Flexibilität und Teamfähigkeit.
• Sicherer Umgang mit MS Office und Erfahrung mit HR-Software von Vorteil.
• Anspruchsvolle und vielseitige Aufgaben in einem internationalen Umfeld
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit Home Office-Möglichkeiten
• 30 Tage Urlaub im Jahr
• Täglich 3 kostenfreie Produkte
• Tolle Kollegen und eine wertschätzende Unternehmenskultur

Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung als Office Manager HR + Fuhrpark (m / w / d) Darmstadt!

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