Teamassistenz für das Vorzimmer der Präsidentin (w/m/d) Vollzeit / Teilzeit

Teamassistenz für das Vorzimmer der Präsidentin (w / m / d) Vollzeit / Teilzeit

Sie arbeiten gern vernetzt und serviceorientiert? Sie sind bereit für Veränderungen? Verwaltungsabläufe sind Ihnen bekannt und Sie können flexibel in der Umsetzung denken? Dann suchen wir Sie!

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt

eine Teamassistenz für das Vorzimmer

der Präsidentin (w / m / d)

Die Tätigkeiten des Arbeitsplatzes sind mit der Entgeltgruppe 8 TV-L bewertet und umfassen insbesondere folgende Aufgabenbereiche :

Unterstützung der Präsidentin in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben. Gemeinsam mit den Mitarbeitenden des Präsidialbüros / Presse- und Öffentlichkeitsarbeit gewährleisten Sie reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.

Sie sind als Ansprechperson für alle persönlichen, telefonischen und elektronischen Kontaktaufnahmen mit der Präsidentin zuständig.

Sie koordinieren Postläufe und unterstützen bei der Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Veranstaltungen und Reisen.

Zudem fertigen Sie diverse Korrespondenz der Präsidentin und erledigen Einzelaufgaben nach Weisung.

Im Einzelnen :

• Entgegennahme, Vermittlung und Erledigung von Telefonaten und anderen Kontaktaufnahmen
• Datenmanagement (Führen von Terminkalender, Wiedervorlagen, Kontaktdaten)
• Koordination des Posteingangs und des Postausgangs
• Terminassistenz (Unterstützung bei der Organisation, Vor- und Nachbereitung von Terminen und Veranstaltungen)
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Unterstützung beim Einsatzmanagement der persönlichen Fahrerin der Präsidentin
• Erledigung diverser Korrespondenz in Angelegenheiten der Präsidentin
• Führen der persönlichen Registratur der Präsidentin
• Protokollführung und Einzelaufgaben auf besondere Weisung

Was erwartet Sie?

Ein vielseitiger Arbeitsplatz mit umfangreichen Fortbildungsangeboten in einem multiprofessionellen Team und in einem familienfreundlichen Umfeld mit flexibler Arbeitszeit und Möglichkeiten mobilen Arbeitens.

Was bringen Sie mit?

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung z. B. zur / zum Justiz- oder Verwaltungsfachangestellten oder zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement
• sehr gute Kenntnisse in Rechtschreibung und Textverarbeitung
• vertiefte Kenntnisse in der Anwendung von Standardsoftware (u. a. MS-Office-Produkte, insbesondere Word, Outlook, Excel)
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit
• hohe Zuverlässigkeit und Arbeitsgenauigkeit
• Motivation und Lernbereitschaft
• Sicheres, gewandtes und freundliches Auftreten
• Teamorientierung

Was wäre darüber hinaus vorteilhaft?

• Kenntnisse der Organisationsstrukturen sowie der Verwaltungsabläufe einer Behörde, möglichst durch Berufserfahrung in der Landesverwaltung oder einer sonstigen öffentlichen Verwaltung
• Kenntnisse im digitalen Dokumentenmanagementsystem

Wenn Sie uns bei diesen verantwortungsvollen Aufgaben unterstützen wollen, bewerben Sie sich bis zum 26.09.2024 online über

Interamt

Gerne steht Ihnen für weitere Fragen zu Ihrem künftigen Einsatzgebiet Herr Julian Kreul (Tel. 0211 / 3896-363) zur Verfügung.

Weitere Hinweise zum Bewerbungsverfahren

Einzusendende Bewerbungsunterlagen

• tabellarischer Lebenslauf mit ausführlichem beruflichem Werdegang
• Abschlusszeugnisse des entsprechenden Studiums
• Schulabschlusszeugnisse und ggf. sonstige Qualifikationsnachweise sowie Beurteilungen über die bisherigen Tätigkeiten
• letzte Ernennung sowie Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte

Ihre Bewerbung mit den Unterlagen können Sie auch schriftlich auf dem Postweg an die Präsidentin des Landesrechnungshofs Nordrhein-Westfalen, Konrad-Adenauer-Platz 13, 40210 Düsseldorf richten.

Bitte achten Sie in diesem Fall darauf, dass Sie keine Originaldokumente einreichen. Eine Bewerbungsmappe ist nicht erforderlich.

Bei verfahrenstechnischen Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung wenden Sie sich bitte an Herrn Kowollik unter : (0211) 3896-380.

Allgemeine Hinweise

Das Land Nordrhein-Westfalen und der Landesrechnungshof Nordrhein-Westfalen fördern die berufliche Entwicklung von Frauen.

Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. In Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt, sofern nicht in der Person eines Mitbewerbers liegende Gründe überwiegen.

Bewerbungen schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen im Sinne von 2 SGB IX sind erwünscht.

Die Ausschreibung richtet sich ausdrücklich auch an Menschen mit Einwanderungsgeschichte.

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist für den Landesrechnungshof Nordrhein-Westfalen ein wichtiges Anliegen. Unter Berücksichtigung der Anforderungen an die ausgeschriebenen Stellen sind Teilzeitmodelle daher grundsätzlich möglich.

Hinweis zum Datenschutz

Eine verschlüsselte Übermittlung Ihrer Bewerbung per E-Mail ist derzeit beim Landesrechnungshof Nordrhein-Westfalen nicht möglich.

Bei datenschutzrechtlichen Bedenken haben Sie daher die Möglichkeit, sich auch auf dem Postweg zu bewerben.

Es werden nur die persönlichen Daten von Ihnen erhoben, die zur ordnungsgemäßen Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind.

Ihre Daten werden zudem nur weiterverarbeitet, wenn es zu einer Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses kommt.

Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) sowie der unter

Datenschutz - Landesrechnungshof Nordrhein-Westfalen (nrw.de)

abrufbaren Datenschutzerklärung des Landesrechnungshofs Nordrhein-Westfalen.

Bei weiteren Fragen erreichen Sie die Datenschutzbeauftragte des Landesrechnungshofs Nordrhein-Westfalen per E-Mail unter

[email protected]

oder über die Adresse : Landesrechnungshof Nordrhein-Westfalen, Behördliche Datenschutzbeauftragte, Konrad-Adenauer-Platz 13, 40210 Düsseldorf, sowie telefonisch unter (0211) 3896-0.