Personal Assistant (m/w/d)
Die EMIRATE Risk UG ist eine international agierende Marketingagentur, die ihren Kunden attraktive Gewinnspiele sowie individuelle Verkaufsförderungen anbietet und diese absichert.
Basierend auf einem ausgefeilten Risikomanagement tragen wir finanzielle Risiken von jeglichen Verkaufsförderaktionen mit einem möglichen Übererfolg, sowie von Tippspielen, Lotterien oder Sport-Bonus-Prämien.
Der Fokus liegt dabei auf der Individualität der spezifischen Maßnahmen. Keine Aktion gleicht der anderen und für jeden Kunden werden die Karten neu gemischt.
Werde Teil dieses erfolgreichen Teams als
Personal Assistant (m / w / d)
In dieser verantwortungsvollen Position sind Sie die rechte Hand der Geschäftsleitung. Durch Ihre professionelle und eigenständige Arbeitsweise halten Sie ihr den Rücken frei.
Sie agieren als Schnittstelle für alle Mitarbeiter, setzen gezielt Prioritäten und organisierst dies dementsprechend.
Aufgaben
- Telefonzentrale, Eingangs- und Ausgangspost
- Begrüßung, Bewirtung und Betreuung unserer Gäste
- Vor- und Nachbereitung der Meetingräume
- Kalendermanagement
- Reisekosten- und Auslagenabrechnungen des Teams und der Geschäftsleitung
- Bestellung und Verwaltung der Verbrauchsgüter, des Büromaterials und der Getränke
- Pflege unserer Pflanzen
- Korrespondenz mit Dienstleistern sowie deren Koordination
- Vorbereitende Buchhaltung
- Facility Management
- Erstellung von individuellen Angeboten und Berechnungen
- Planung und Umsetzung von internen Events
- Kommunikation mit externen Dienstleistern (z.B. Steuerberater, Rechtsanwälte, etc.)
- Fuhrpark- und Immobilienmanagement
- Unterstützung im Bereich HR Betreuung eigener Projekte
Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung / Studium
- Berufserfahrung als Assistant, Sekretär / in oder Office Manager / in
- Exzellente Microsoft 365 Kenntnisse
- Gutes Zahlenverständnis
- Kaufmännisches bzw. buchhalterisches Grundwissen
- Umsetzungsstärke, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Exzellentes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in der deutschen Sprache
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Souveränes und gepflegtes Auftreten
- Gute Allgemeinbildung und schnelles Erfassen von Zusammenhängen
- Hands-on Mentalität
- Autodidaktisch arbeiten ist für Sie kein Problem
- Genaues, strukturiertes und selbstständiges Arbeiten
- Belastbar auch in schwierigen Situationen
- Verantwortungsbewusst (Geheimnisträger) und engagiert
Benefits
- Es erwartet Sie ein abwechslungsreicher, anspruchsvoller Job, in dem Sie Verantwortung übernehmen und sich aktiv bei jeglicher Prozessoptimierung einbringen können
- Ein junges dynamisches Team mit freundlichen, hochqualifizierten Kollegen
- Starkes, nachhaltiges Wachstum und täglich neue Herausforderungen
- Eine unbefristete Festanstellung
- 30 Tage Urlaub
- Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- Kostenlose Parkplätze
- Kostenlose Heiß- und Kaltgetränke
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung mit Lebenslauf und Zeugnissen.
Bei Fragen können Sie sich jederzeit gerne an Susan Möcklinghoff wenden, Telefon 0152 / 25888697
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Verwalten von Agenda und E-Mails des CEO: Priorisieren.Erstellen und Bearbeiten von Agenda, Vorbesprechungen, Reiseänderungen.Organisieren/planen von Besprechungen in enger Abstimmung mit anderen Assistenten/Büros (intern und externe Stakeholder).Organisieren von Events, Meetings etc.Ansprechpartner...