Fachgebietssekretär*in / Beschäftigte*r in der Verwaltung (d/m/w) - 50 % Arbeitszeit - Entgeltgruppe 8 TV-L Berliner Hochschulen
Aufgabenbeschreibung
Sekretariatsaufgaben : Büroorganisation und -verwaltung, Gästebetreuung, Postbearbeitung, Materialverwaltung; selbstständige administrative Organisation von Veranstaltungen (i.
d.R. in englischer Sprache), Workshops, Kolloquien, etc. inkl. finanzieller Kalkulation und Abrechnung
- Eigenständiger Schriftwechsel für das FG betreffende Angelegenheiten, Beantwortung und Bearbeitung / Weiterleitung von Anfragen
- Bearbeitung der Personalangelegenheiten des Fachgebiets
- Administration von Drittmittelprojekten und Haushaltsfinanzen z.B. während der Antragsphase, Finanzabwicklung von bewilligten Projekten und Haushalt
- Beschaffungen im Bereich der Sach- und Investitionsmittel
- Dokumentation und Berichtswesen : Erhebung, Auswertung und Aufbereitung projektbezogener Daten für Controlling und Dokumentation
- Administrative Mitarbeit bei der Lehrorganisation des Fachgebiets (Lehrveranstaltungen, Abschlussarbeiten)
- Selbständiges Aufbereiten und Einpflegen von Informationen in Redaktionssysteme incl. Internet-Auftritt des Fachgebiets
- Fremdsprachentätigkeit : Schreiben in einer fremden Sprache (Englisch), Erledigung der anfallenden Korrespondenz, Anfertigung einfacher Übersetzungen aus dieser oder in diese Sprache.
Interaktionen bzgl. aller mitarbeiter*innenrelevanter Prozesse mit nicht deutschsprachigen Mitarbeiter*innen. Betreuung von nicht deutschsprachigen Studierenden, Kooperationspartnern und Gästen incl.
bei Bedarf Unterstützung bei Einreise- und Aufenthaltsformalitäten, Unterkunft, etc.
Bezüglich aller Aufgaben : selbstständige Leistungen im Überblick-Behalten, Ermitteln aktueller erforderlicher Schritte und Initiative beim Informieren der Mitarbeiter*innen, Gäste, usw.
über anstehende Aufgaben sowie Eigeninitiative Erfüllung bzw. Assistenz bei der Erfüllung dieser Aufgaben
Erwartete Qualifikationen
Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in, Verwaltungs(fach)angestellte*r oder Fachangestellte*r für Bürokommunikation bzw.
gleichwertige Kenntnisse oder Fähigkeiten
- Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit PC und Internet und gängigen Büro- und Behördenanwendungen
Erwünschte Qualifikationen :
- Bereitschaft, Eigeninitiative und Kooperativität hinsichtlich des Erlernens noch nicht vorhandener Kenntnisse und Fähigkeiten
- Kommunikationsfähigkeit, Organisations- und Koordinationsgeschick
- Kenntnisse über Gremienstrukturen der TU und anderer relevanter Institutionen (z.B. Förderorganisationen)
- Kenntnisse der vergaberechtlichen Bestimmungen sowie des Haushaltsrechts, der Personalwirtschaft, des Personalrechts und des Reiskostenrechts
- Freude an der Arbeit mit unterschiedlichsten Menschen
Bauingenieur:in für die Prüfung komplexer Nachträge im Tief- und Rohrleitungsbau (w/m/d)
Als Unternehmen des Landes Berlin gestalten und fördern wir die lebenswerte, moderne Metropole Berlin. Mitarbeiter:innen das größte Unternehmen der Wasser- und Abwasserbranche in Deutschland. Die Berliner Wasserbetriebe sind mit über 4. Die Berliner Wasserbetriebe gelten weit über die Stadt...
Paketzusteller – Abrufkraft / Minijob / Aushilfe (m/w/d) in der ZB Berlin Josef-Orlopp-Str
BeschreibungWerde Aushilfe / Abrufkraft / Minijobber als Paketzusteller (m/w/d) in der ZB Berlin-LichtenbergAls Aushilfe / Abrufkraft / Minijobber bist du an einzelnen Tagen oder auch stundenweise für uns tätig. Arbeitsmarktzulage- Du kannst sofort starten – Aushilfe / Minijob / Studentenjob- Flexib...
Fachingenieur:in in der Instandhaltungsdurchführung
Wir arbeiten bei der BEW Berliner Energie und Wärme AG jeden Tag in unserer Hauptstadt am Kohleausstieg bis 2030 und einer klimaneutralen Erzeugung ab 2040. Auf unserem Weg zum Jahr 2030 integrieren wir verschiedene erneuerbare Energien und Abwärmelösungen in unsere Erzeugung, was eine umfassende Um...
IT-Servicemanager:in (w/m/d)
Was Sie bei uns bewegen * Optimierung und Automatisierung aller BWB-weiten IT-Serviceprozesse * Bereitstellung und Betrieb einer hausweit, homogenen und einheitlichen IT-Serviceprozesslandschaft im IT-Serviceportal * Erstellung und Pflege des IT-Servicekatalogs ...
Haustechniker/in (m/w/d)
Studierende stets am Puls der Zeit aus und engagieren uns in der beruflichen Weiterbildung. Schwerbehinderte werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Online-Bewerbungsformular unter www. Unter dem Motto »Studiere Zukunft« bilden wir in über 70 technischen, natur-, lebens- und wirtschaftswiss...
Berufseinstieg zum/zur Bauingenieur:in Bauleitung Tiefbau (w/m/d)
Was Sie bei uns bewegen Übernahme der Bauleitung für besonders schwierige Bauvorhaben im Netzbau Überwachen der Baukostenbudgets, Termine sowie der Qualität der Ausführung und die Einhaltung der technischen Regeln Als Bauherrenvertreter stimmen Sie die Bauvorhaben mit anderen Leitungsverwaltun...
Praktikum im PMO in der Banken-IT (m/w/d)
In die Optimierung und Weiterentwicklung der PMO-Prozesse bringst du dich aktiv ein. Zukunftssicherer Arbeitsplatz mit der Möglichkeit zur Übernahme in die Festanstellung oder Werkstudententätigkeit. Wir haben Büros in Berlin, Bonn, Frankfurt, Hamburg, München, Nürnberg...
Sachbearbeiter Abrechnung (m/w/d) in der Messwertbeschaffung
Egal ob als Quereinsteiger:in oder Profi, bei uns zählt, dass du ein tiefes Interesse am Kundenservice mitbringst. Tarifbezogene Vergütung und umfangreiche Zusatzleistungen, wie zum Beispiel eine betriebliche Altersvorsorge und eine vergünstigte Kantinenversorgung. Unterstützung in Weiterbildungen u...
Tarifbeschäftigte/r Entgeltgruppe 13 TV-L Fachliche Mitarbeit in der Geschäftsstelle des Verkehrsinformationssystems Straße (VISS) der Abteilung Mobilität im Projekt „Intermodales Straßenverkehrsnetz für Berlin (InStraBe)
Koordination der Pflegeprozesse, der Abnahme und der Einführung der entwickelten Software in den laufenden Betrieb für Verwaltung und Öffentlichkeit. Steuerung und Organisation der notwendigen Abstimmungsprozesse mit verschieden planenden Fachbereichen, Behörden sowie weiteren Akteuren unter Berücks...
Teamassistenz (m/w/d) in der Verwaltung
Bei einem unserer deutschlandweit agierenden Kundenunternehmen in Berlin-Mitte bietet sich diese interessante Perspektive im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung mit Option auf Übernahme. Uns ist eine angemessene Vergütung wichtig! Daher profitieren Sie bei der DIS AG von einem übertariflichen Grundge...