Sekretär/in (m/w/d)

Für das Dokumentationszentrum NS-Zwangsarbeit Berlin-Schöneweide sucht die Stiftung Topographie des Terrors, unter dem Vorbehalt zur Verfügung stehender Mittel, voraussichtlich

zum 01.01.2024 eine / n

Sekretär / in (m / w / d)

Die unbefristete Stelle mit einer Wochenarbeitszeit von z.Zt. 39,4 Stunden wird nach TV-L, Egr. 5 vergütet. Bei einer 5-Tage-Woche erhalten Sie 30 Tage Erholungsurlaub und die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten.

Wir bieten Ihnen eine offene, hierarchiearme und wertschätzende Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen Team mit Gleitzeit, einer Jahressonderzahlung und der zusätzlichen tariflichen Altersvorsorge über die VBL.

Aufgaben

Das Arbeitsgebiet umfasst hauptsächlich folgende Aufgaben :

• Bearbeitung telefonischer und schriftlicher Anfragen
• Sichtung und Verteilung / Weiterleitung an die zuständigen Bereiche
• Erledigung der Korrespondenz nach Stichworten in deutscher und englischer Sprache
• Erstellen von Präsentationen nach inhaltlichen Vorgaben
• Recherchieren nach Vorgabe zu Personen und Sachverhalten für Gesprächstermine
• Führen des Terminkalenders der Leitung des Dokumentationszentrums NS-Zwangsarbeit
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Besprechungen
• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen, Hotelreservierungen, Bestellung von Fahrkarten und Flugtickets
• Mitarbeit bei der Pflege der Webseite
• Ablage, digitale Aktenführung und termingerechte Wiedervorlage für die Leiterin der Einrichtung
• Allgemeine administrative Aufgaben im Rahmen der Entgeltgruppe

Qualifikation

Erforderliche Qualifikationen :

• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf (z.B. Fachangestellte / r bzw. Kauffrau / -mann für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte / r etc.)
• Sehr gute EDV-Kenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse der Strukturen der Berliner Verwaltung
• Organisationsgeschick und selbständige verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir fördern aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Willkommen sind Bewerbungen von Personen of Color, Menschen aller Religionen und Weltanschauungen, sexueller Orientierungen und geschlechtlicher Identitäten sowie Menschen, die von Ableismus betroffen sind, und Menschen aller Altersgruppen.

Wir streben die Erhöhung des Anteils der Beschäftigten mit Migrationsgeschichte entsprechend ihrem Anteil an der Bevölkerung an.

Personen mit familiärer Migrations- und Fluchtgeschichte werden besonders ermutigt, sich zu bewerben. Bewerbungen von Menschen, die anerkannt schwerbehindert oder diesem Personenkreis gleichgestellt sind, werden bei gleicher Qualifikation (Eignung, Befähigung und fachliche Leistung) bevorzugt berücksichtigt.

Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 20. September 2023.

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte als zusammenhängende PDF-Datei an Dr. Christine Glauning : .

Postalisch eingereichte Bewerbungen können nur mit ausreichend frankiertem Rückumschlag zurückgesandt werden.

Der Schutz Ihrer Daten ist uns wichtig. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens werden wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und nutzen.

Die Stiftung wird diese Daten nicht an Dritte weitergeben und die Regelungen der Datenschutzbestimmungen einhalten. Die eingereichten Unterlagen werden nach spätestens sechs Monaten datenschutzgerecht vernichtet.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass etwaige anlässlich einer Bewerbung entstehende Aufwendungen wie z.B. Fahrtkosten, Verpflegungs- oder Übernachtungskosten leider nicht von uns erstattet werden können.