Office Manager / Facility Manager (m/w/d)

You know the moment. It’s the first notes of that song you love, the intro to your favorite movie, or simply the sound of someone you love saying hello.

It’s in these moments that sound matters most.

At Bose, we believe sound is the most powerful force on earth. We’ve dedicated ourselves to improving it for nearly 60 years.

And we’re passionate down to our bones about making whatever you’re listening to a little more magical.

At Bose, we are entirely self-funded, and enabling growth year after year takes careful planning, talent, capability, and passion.

Through a broad variety of specialties and disciplines, the Finance team enables the business to make the decisions and investments, at the right times, to ensure the long-term financial viability of the company.

Job Description

Aufgaben : Gebäudeverwaltung :

Gebäudeverwaltung :

• Verantwortlich für die Bereitstellung von Dienstleistungen am Arbeitsplatz
• Verantwortlich für die Durchführung reaktiver und präventiver Wartungsarbeiten gemäß SLAs und KPIs
• Verantwortlich für die Erfassung und Pflege von Gebäudedaten (Anlagenregister, Zertifizierung, PPM-Daten, Verträge)
• Durchführung regelmäßiger Gebäudeinspektionen und monatlicher Begehungen mit Lieferanten, um sicherzustellen, dass der vertraglich vereinbarte Umfang eingehalten wird
• Umsetzung und Förderung von WPS-Initiativen in der entsprechenden Region, z. B. Konsolidierung von Lieferanten, Implementierung von Prozessen und Systemen

Vendor Management :

• Verantwortlich für das lokale Lieferantenmanagement
• Beaufsichtigung der Reinigungstätigkeiten
• Überwachung des Empfangs, der Post und des Caterings (je nach Bedarf)
• Überwachung der Bestände an Hygieneartikeln und Verantwortung für Nachbestellungen
• Möglicherweise Leitung von 1-2 Mitarbeitern im Bereich Support / Rezeption

Sicherheit & Umwelt, Gesundheit & Sicherheit

Regionale Kontaktperson für den Nachhaltigkeitsausschuss

Immobilien :

• Dient während der Laufzeit des Mietvertrags als lokaler Ansprechpartner für den Vermieter und unterstützt Global Real Estate bei Mietvertragsverhandlungen
• Hält die Informationen über die Mitarbeiterzahl / Sitzplätze in den FM-Systemen auf dem neuesten Stand
• Verfolgt, erfasst und speichert die erforderliche Dokumentation zu Immobilien und Arbeitsplatzdiensten, um sicherzustellen, dass sie aktualisiert und verfügbar ist
• Projektleitung kleinerer Renovierungsprojekte in den Büros, mit Unterstützung des globalen Immobilienteams
• Lokaler Ansprechpartner und wichtiges Mitglied des erweiterten Teams für Global Real Estate bei größeren Renovierungs- oder Umzugsprojekten

Finanzielle und allgemeine Angelegenheiten :

• Verwaltung des WPS-Budgets für Deuts
• Förderung der Service-, Betriebs- und Finanzeffizienz in allen Aspekten der Arbeit durch die Identifizierung und Implementierung von Verbesserungen auf einer kontinuierlichen Basis
• Unterstützung von Lager und Versand

Anforderungen :

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung im Facility Management oder in einem ähnlichen Bereich
• Ein abgeschlossenes Facility Management Studium, eine Zertifizierung und / oder ein technischer Hintergrund sind von Vorteil
• Erfahrung im Lieferantenmanagement ist erforderlich
• Erfahrung im Arbeitsschutzmanagement ist ein Muss
• Arbeitsschutzzertifizierung ist ein Plus
• Ausgezeichnete verbale und schriftliche Kommunikation
• Erfahrung in der Arbeit in einem multikulturellen Unternehmensumfeld
• Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Prozessen

Fähigkeit, Daten zu analysieren und in Empfehlungen / Maßnahmen umzusetzen

• Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten und Entscheidungen zu treffen
• Proaktiv im Erkennen von Problemen und Vorschlagen von Lösungen
• Fließend Englisch und Deutsch sprechend

Our goal is to create an atmosphere where every candidate feels supported and empowered in the interviewing process. Diversity and inclusion are integral to our success, and we believe that providing reasonable accommodation is not only a legal obligation but also a fundamental aspect of our commitment to being an employer of choice.

We recognize that individuals may have different needs and requirements based on their abilities, and we provide reasonable accommodations to ensure ideal conditions are met during the application process.