Sekretär (m/w/d) mit Sachgebietsaufgaben in Teilzeit (28 Wochenstunden)

Description

Was wir Ihnen bieten :

• Administrative Unterstützung der Einkaufsleiter
• Planen, Überwachen und Koordinieren von Terminen sowie das Erstellen interner und externer Besprechungspläne
• Organisation von Reisen und Besuchsprogrammen im In- und Ausland, einschließlich Flugbuchungen, Hotelreservierungen und Transport
• Gesamte Event-Planung gemeinsam mit Unterstützung des Einkaufs
• Abrechnung von Reisen, Erstellung von Ausgabenübersichten und Spesenabrechnungen
• Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen bei der Vorbereitung von Verhandlungen und Konferenzen
• Einsatz abteilungsüblicher Kommunikationsmittel und Verwaltungstools
• Einrichtung der Ablage für besondere Arbeitsgebiete (z.B. Projekte); Klassifizierung und Ablage von Dokumenten
• Bearbeitung und Priorisierung der Aufgaben, Kommunikation, sowie Vorabinformation der betroffenen, zuliefernden Abteilungen
• Überprüfung der Dokumente auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, sowie Vorbereitung der ausgehenden Kommunikation für den Versand und ggf.

Einholung von Unterschriften

• Unterstützung der Funktion als Zeitbeauftragte / r
• Funktion als IT-Koordinator
• Mitwirkung in Projekten als Projektunterstützung; eigenverantwortliche Bearbeitung und Verfolgung definierter projektbezogener Aufgabenfelder, sowie Erstellung entsprechender Präsentationen

Was wir uns wünschen :

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Wünschenswert wäre Erfahrung im Bereich der Assistenz oder in einer ähnlichen Rolle
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Anwendungen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Durchsetzungsvermögen, Flexibilität und Teamorientierung
• Selbstständige, zuverlässige und gut organisierte Arbeitsweise
• Interesse an fachübergreifenden Themen
• Freundliches und selbstbewusstes Auftreten und Interesse im Team zu arbeiten
• Fähigkeit zur Wahrung von Vertraulichkeit und besonderer Diskretion
• Gute Umgangsformen, Organisationtalent, Durchhaltevermögen, sowie ein ausgeprägtes Qualitäts- und Kostenbewusstsein

Type of Contract

Permanent