Office-Manager*in (m/w/d) im Direktionsbereich

Ihr Aufgabengebiet : In der Geschäftsstelle verantworten Sie das professionelle Office-Management und unterstützen in administrativen und organisatorischen Vorgängen.

Die Aufgaben umfassen im Wesentlichen :

• eigenverantwortliche Büroorganisation :
• Terminmanagement (Planung, Koordination, Überwachung)
• Vor- und Nachbereiten von Sitzungen
• eigenständige schriftliche und elektronische Korrespondenz
• Post- und E-Mail-Bearbeitung, Wiedervorlagen, telefonische Kommunikation, Recherchen
• elektronisches Dokumentenmanagement und Aktenführung
• Anfertigung von PowerPoint-Präsentationen, Protokollen u. Ä.
• Dienstreiseorganisation (inkl. Reisekostenabrechnung)
• Abrechnungen im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung
• Schnittstelle und Unterstützung bei allgemeinen Verwaltungsvorgängen (z. B. Beschaffung, Vertragswesen, Rechnungsbearbeitung, Personalthemen, Fortbildungen etc.)
• Verwaltung von Besprechungsräumen und dem entsprechenden Equipment
• Sicherstellung standardisierter Organisationsabläufe bzw. Unterstützung der Ausgestaltung und Etablierung interner Prozesse zur Optimierung der Kommunikationsstruktur mit Schnittstellenfunktion
• Mitarbeit bei Aufgaben dezentraler Budgetierung, u. a. Belegverwaltung, Budgetüberwachung
• Unterstützung bei Projekten Ihre Qualifikationen : Sie haben Ihre Berufsausbildung erfolgreich abgeschlossen (z. B. zur / zum Verwaltungsfachangestellten oder Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement) oder können eine gleichwertige Qualifikation aufgrund einschlägiger Berufserfahrung vorweisen.

Zudem verfügen Sie über mehrjährige Berufserfahrung in einer fachlich entsprechenden Position. Zu Ihren Fachkompetenzen zählen :

• umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation
• sehr guter Umgang mit MS Office-Anwendungen (insbes. Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• sichere Kenntnis der deutschen Rechtschreibung sowie grundlegender schreibtechnischer Normen für die Textverarbeitung
• gute Englischkenntnisse
• Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung, von Vergaberichtlinien und des Bundesreisekostengesetzes von Vorteil Folgende außerfachliche Kompetenzen zeichnen Sie aus :
• freundliches und verbindliches Auftreten
• Kommunikationsstärke, Kontaktfreude und hohe soziale Kompetenz
• Planungs- und Organisationstalent
• eigenständige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• hohes persönliches Engagement sowie Loyalität und Diskretion
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen *Sind Sie so jemand? Dann brauchen wir Sie!* Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum* 24.

11.2024*. Bitte bewerben Sie sich *online* über das Berliner Karriereportal (http : / / www.jobmonitoring.de / trackApply.

aspx?id 8001221&src 360). Hinweise : Die ZLB fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiter*innen. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung, geschlechtlicher oder sexueller Identität.

Anerkannt schwerbehinderte Bewerber*innen und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Personen mit Migrations- oder Fluchtgeschichte werden besonders ermutigt, sich zu bewerben. Eine Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung dienstlicher Belange grundsätzlich möglich.

Weitere Informationen über die Stiftung Zentral- und Landesbibliothek Berlin erhalten Sie unter www.zlb.de (http : / / www.

zlb.de). Ansprechpartnerin : Frau Eva-Katrin Stolz Telefon : +49-30-90226-513 E-Mail : [email protected] (mailto : [email protected])