Team and Office Manager (all genders)

Y)OUR MISSION : Team Management

Team Management

1. Unterstützung des Teams :

Administrative Unterstützung aller Teammitglieder.

Organisation des On- und Offboardings, einschließlich Bereitstellung von technischem Equipment, sowie deren Verwaltung und Reparatur

Verwaltung von Zugangskarten und NUKI-Zugängen für alle Office Locations.

Organisation und Verwaltung von übergeordneten Dokumenten und Dateien, z.B. Inventurlisten, Reisekostenformulare, Mobilfunkverträge, etc..

2. Kommunikation und Koordination :

Koordination und Organisation von Team- und Kunden-Meetings, inklusive Vor- und Nachbereitung der Räumlichkeiten.

Sicherstellung der reibungslosen Kommunikation innerhalb des Teams und mit anderen Abteilungen.

Zentrale Anlaufstelle für Fragen aller Art und Vermittlung zum richtigen Ansprechpartner.

3. Projektunterstützung :

Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten aus dem Management- und Marketingteam sowie Nachverfolgung von Projektfortschritten und Meilensteinen mit regelmäßigen Updates.

4. Reise- und Terminplanung :

Organisation von Mitarbeiter-Reisen, einschließlich Buchung von Transport und Unterkunft.

5. Eventmanagement :

Planung und Organisation von Team-Events, Workshops und Schulungen.

Unterstützung bei der Durchführung von Teambuilding-Aktivitäten.

Office Management

1. Büroorganisation :

Sicherstellung eines effizienten Büroablaufs und Verwaltung des täglichen Betriebs.

Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und -ausstattung unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeitsaspekten.

Organisation und Verwaltung der Büroflächen und Arbeitsplätze.

Koordination von Reinigungskräften und Pflege der Räumlichkeiten.

2. Verwaltungsaufgaben :

Verteilung der eingehenden und ausgehenden Post.

Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und wichtigen Unterlagen.

Unterstützung bei der Buchhaltung, z.B. Rechnungsbearbeitung.

3. Empfang und Gästebetreuung :

Begrüßung und Betreuung von Besuchern und Gästen in Berlin.

Verwaltung von allgemeinen E-Mail-Postfächern und Anfragen.

4. Terminkoordination :

Verwaltung von Kalendern und Terminplänen für das Management.

Organisation und Koordination von Meetings, Konferenzen und Geschäftsreisen.

5. Sicherheits- und Wartungsmanagement :

Überwachung der Einhaltung von sicherheitsrelevanten Richtlinien im Büro.

Koordination von Wartungs- und Reparaturarbeiten.

Verwaltung von Dienstleistern und externen Partnern für Büroinfrastruktur.

YOU :

Erfahrung und Kompetenz : Du verfügst über mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in der Organisation und Verwaltung von Büroprozessen sowie in der Teamkoordination.

Erfahrung aus der Hotellerie kann von Vorteil sein, da sie häufig exzellente Organisationsfähigkeiten und Kundenservice-Erfahrung mit sich bringt.

Multitasking-Fähigkeiten : Du bist in der Lage, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen und Prioritäten effektiv zu setzen.

Technische Affinität : Du bist versiert im Umgang mit Zeitmanagement-Tools und Bürosoftware (z.B. Asana, ClickUp, Google Drive).

Kommunikationsstärke : Du besitzt ausgezeichnete verbale und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.

Teamplayer : Du kannst effektiv und empathisch mit Teammitgliedern und externen Partnern kommunizieren.

Selbstständigkeit : Du arbeitest proaktiv, selbstständig und lösungsorientiert.

Sozialkompetenz : Du hast eine hohe Sozialkompetenz und Teamfähigkeit.

Flexibilität : Du bist flexibel und anpassungsfähig in einem dynamischen Arbeitsumfeld.

Wichtige Eigenschaften :

Organisationstalent : Du behältst auch in stressigen Situationen den Überblick und arbeitest strukturiert.

Proaktivität : Du erkennst Probleme frühzeitig und findest eigenständig Lösungen.

Empathie : Du kannst dich in die Bedürfnisse und Belange der Teammitglieder hineinversetzen und unterstützt diese bestmöglich.

Lernbereitschaft : Du bist offen für neue Herausforderungen und möchtest dich kontinuierlich weiterentwickeln.

US :

• Kultur : Erlebe den einzigartigen JOLI Spirit, mit spannenden und abwechslungsreichen Aufgabengebieten, in einem jungen, motivierten und schnell wachsenden Unternehmen, mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.
• Weiterentwicklung : Hohe Eigenverantwortung und aktive Mitgestaltung mit viel Raum für persönliche und fachliche Weiterentwicklung sowie Aufstiegsmöglichkeiten.
• Benefits : Profitiere von unserem exzellenten Wissensmanagement, Coaching sowie einem jährl. Weiterbildungsbudget von 500,00€ und einem Geburtstagsgutschein im Wert von 50,00€.
• Work-Life-Balance : Wir bieten genügend Freiraum für hybrides, flexibles Arbeiten und ermöglichen nach Absprache auch Workations, um Dich in deiner Work-Life-Balance zu unterstützen.
• Wertschätzung : Es erwartet Dich eine offene, ehrliche und wertschätzende Arbeitsatmosphäre, Erfolge feiern wir gemeinsam!
• Arbeitsplatz : Freue Dich auf ein wunderschönes Office mit allen Extras und modernster technischer Ausstattung.
• Globale Perspektiven : Möglichkeit des internationalen Arbeitens mit Standorten in Hamburg, Berlin und Los Angeles (USA).
• Good Vibes : Regelmäßige Teamevents, um Networking, Austausch und JOLI Spirit zu stärken.

Über uns

Wir sind ein Global House und eine Data-Plattform für Social Media Marketing mit Sitz in Berlin, Hamburg, London und Los Angeles.

Authentische Influencer inspirieren uns dazu, zielgerichtet Marken mit Menschen über Instagram, YouTube & TikTok zu verbinden.

Wir vereinen in der hauseigenen Prognoseplattform "Joli Intelligence" Messbarkeit und Kreativität, Brand Awareness und Performance Marketing.

Denn die Vision und Mission von Joli Berlin ist : Den Influencermarkt kreativer und zugleich messbarer zu machen.