Front Office Manager

Wir sind Berlin Bytes. Wir schätzen Vielfalt und Meinungsfreiheit - das hast du wahrscheinlich schon von jeder einzelnen digitalen Agentur in Berlin gehört.

Was uns unterscheidet, ist die Art und Weise, wie wir miteinander und mit unseren Partnern zusammenarbeiten. Da wir unseren Kunden einen vollständigen digitalen Service anbieten (von UX / UI Design, Webentwicklung bis hin zu Marketing und Produktmanagement), behandeln wir jeden Auftrag wie ein Inhouse-Projekt.

Du kannst erwarten, tief in eine Vielzahl von Branchen einzutauchen - unser Spektrum an Kunden reicht von aufstrebenden Berliner Fashion-Start-ups bis hin zu großen Infrastrukturanbietern.

Wir haben zwei Büros an der Grenze von Prenzlauer Berg und Friedrichshain. Berliner kennen diese beiden Stadtteile als Bezirke für junge Berufstätige, die Eltern werden und natürlich für die Techno-Szene.

Und wir freuen uns sagen zu können, dass wir beides sind. Wir sind dort, wo Familie auf Party trifft, wo Freiheit auf strukturierten Ansatz trifft und wo Erfahrung auf Neugierde trifft.

Dein Job

Als Front Office & Office Manager bei Berlin Bytes repräsentierst du den Puls unseres Arbeitsplatzes. Du bist verantwortlich dafür, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich Wohlbefinden und Produktivität für unser Team, unsere Kunden und Gäste überschneiden.

Von dem Moment an, in dem jemand durch unsere Türen tritt, gibst du den Ton an, indem du Wärme und Effizienz in jede Interaktion einbringst.

Du bist ein fester Bestandteil unseres Teams und gestaltest einen Arbeitsplatz, der sowohl Zufriedenheit als auch Produktivität fördert.

Was du tun wirst

• Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden und Bewerbern, einschließlich Koordination von Besprechungsräumen und Bereitstellung von Erfrischungen.
• Sicherstellen, dass das Büro stets sauber, ordentlich und repräsentativ ist, einschließlich der Verwaltung von Büromaterialien und Koordination mit Reinigungsdiensten.
• Koordination von Reisebuchungen und Unterkünften für Mitarbeiter, einschließlich Flugtickets, Zügen und Hotels.
• Verwaltung des Bürobudgets für Verbrauchsmaterialien, Dienstleistungen und Veranstaltungen.
• Verantwortung für die Planung interner Veranstaltungen, wie Teammeetings und Firmenevents, einschließlich Catering und Logistik.
• Ansprechpartner für externe Dienstleister und Lieferanten, z.B. Vermieter, Hausverwaltung, Strom- und Internetanbieter etc.
• Regelmäßige Unterstüzung bei administrativen / organisatorischen Aufgaben und operativen Projekten, bei denen du Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung bekommst.

Was du mitbringen solltest

• Du hast bereits Erfahrung im Gastgewerbe oder im Büromanagement sowie in der Budgetplanung.
• Du bist sehr gut organisiert, verfügst über ausgezeichnete Zeitmanagement-Fähigkeiten und die Fähigkeit, deine To-Dos selbst zu planen und zu priorisieren.
• Du hast ausgezeichnete kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten im Umgang mit Teammitgliedern.
• Du kannst Probleme rasch angehen und lösen und stellst sicher, dass alle Beteiligten informiert und einbezogen werden.
• Du bist hochgradig selbstmotiviert, zuverlässig und in der Lage, mit minimaler Aufsicht selbstständig zu arbeiten.
• Du beherrschst MS Excel, Word, PowerPoint. Kenntnisse in zusätzlicher Software / Tools sind ein Plus.
• Du sprichst fließend Deutsch und Englisch.

Wir bieten

• Neues MacBook Pro, doppelter 4K-Bildschirm-Setup
• Büro direkt am Volkspark Friedrichshain. Wir ziehen bald in ein größeres Büro um : )
• BVG Job Ticket
• Urban Sports Club Mitgliedschaft
• Betriebliche Altersvorsorge
• Kaffee-Optionen optimiert für Quantität und auch Qualität
• Alle zwei Wochen gibt es ein Büro BBQ und Drinks, und einmal im Quartal haben wir einen Company Day und Party.
• Ort : Berlin
• Beschäftigungsart : Vollzeit
• Gehalt : bis zu 50.000€
• Vertragsart : Unbefristet
• Urlaub : 27 Tage pro Jahr
Vor 30+ Tagen