Executive Assistant

EXECUTIVE ASSISTANT IN GLOBALER PERSONALBERATUNG

Aufbau einer neuen Niederlassung

Unser Klient ist ein führendes Unternehmen im Bereich Executive Search, der Führungsberatung und Kulturgestaltung von Unternehmen auf der ganzen Welt in den Bereichen Talent und Führung.

Als Pionier der Branche bietet das Unternehmen seit 1953 erstklassige Dienstleistungen an und hat durch seine Beziehungen zu Unternehmen in aller Welt starke Führungsteams aufgebaut.

Im Mai 2024 wird eine neue Niederlassung in Berlin eröffnet und mit ihr ein Gründungsteam von Berater, Researcher und zukünftiger Executive Assistant etabliert.

Wir suchen eine engagierte Unterstützung, die mit Freude und Pioniergeist das neue Büro mit aufbaut, einen neuen und erfahrenen Berater bei der Mandatsbetreuung unterstützt und die administrativen und organisatorischen Prozesse steuert.

BENEFITS

• Room for growth - fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten.
• You make a difference! Als Assistenz der ersten Stunde spielst du hier eine maßgebliche Rolle, der Respekt und Wertschätzung entgegengebracht wird.
• Ein Job am Puls der Zeit, der Dir Einblicke in Wirtschaft und Management-Strukturen bietet.
• Ein diverses und inklusives Umfeld mit offenen Türen, ein wertschätzender Manager und eine Aufgabe mit Gestaltungsspielraum.
• Die Dynamik eines internationalen Unternehmens mit einer team- und werteorientierten Kultur.
• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag, ein modernes Büro im Herzen der City und flexible Home-Office-Möglichkeiten.

AUFGABENSCHWERPUNKTE

• Du unterstützt als Executive Assistant deinen Berater in einer 1 : 1 Betreuungssituation und bist damit eingebunden und verantwortlich für die organisatorische und administrative Betreuung parallel laufender Suchmandate, zu deren Erfolg Du maßgeblich beiträgst.
• Du bist eine verlässliche Schnittstelle zu den unterschiedlichen Unternehmensbereichen, Research, Klient : innen und Kolleg : innen und Berater : innen der verschiedenen Suchmandate.
• Du übernimmst die Korrespondenz mit Klient : innen und Kandidat : innen in deutscher und englischer Sprache.
• Dokumente zur Projektdokumentation bereitest Du vor, überarbeitest sie in Absprache mit deinem Berater und finalisierst sie vor dem Versand.
• Komplexe Reise- und Terminplanungen (inkl. Abrechnung) koordinierst Du sowohl für deinen Berater, als auch für Klient : innen und Kandidat : innen.
• Du bist verantwortlich für die Dokumentation der laufenden Projekte in der firmeneigenen Datenbank.
• Durch die enge Zusammenarbeit mit deinem Berater und den Research entwickelst Du Kompetenz und Branchenkenntnisse in konkreten Industrien und Organisationsstrukturen.
• Intern kannst Du Dich einbringen in verschiedene organisatorische Bereiche von Event Management über Best Practice Sharing bis hin zu Business Development Aktivitäten.

PROFIL

• Eine Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder ein Studium sowie mehrere Jahre relevante Erfahrungen in einer Assistenzfunktion auf Führungsebene in einem dynamischen und internationalen Umfeld geben Dir eine Grundsicherheit.
• Du bist ein Profi in der Kommunikation mit Fingerspitzengefühl und Weitsicht. Dich zeichnen interkulturelle Kommunikationsfähigkeit, verhandlungssicheres Deutsch und Englisch und ein hohes Maß an Flexibilität aus.
• Du vereinst gleichermaßen die Liebe zum Detail und den Blick fürs große Ganze, bist offen, Neues zu lernen und das Gelernte mit anderen zu teilen.
• Du hast die Fähigkeit, bei umfangreichem Arbeitspensum zügig, strukturiert, selbstständig und flexibel Prioritäten zu setzen und Lösungen zu finden.
• Ein ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis, professionelles Auftreten im direkten Kontakt mit Klient : innen und Kandidat : innen, Loyalität und Diskretion sind für Dich eine Selbstverständlichkeit.
• Du hast ein seriöses, sicheres und gewinnendes Auftreten und kommunizierst gewandt und stilsicher in deutscher und englischer Sprache.
• Neben einem sicheren Umgang mit dem MS-Office-Paket bringst Du Offenheit und Lernbereitschaft gegenüber neuen digitalen Tools mit.

WISSENSWERT

Assistenz Plus - dieser Job erfordert Schnelligkeit, Flexibilität, Erfahrung, Genauigkeit und eine Portion Pioniergeist. Das ist ganz schön viel auf einmal und macht gleichzeitig unglaublich viel Spaß! Ein Job für all diejenigen, die Abwechslung lieben, organisations- und kommunikationsstark sind, unternehmerisch denken und schon immer hinter die Kulissen der Personalvermittlung auf oberster Führungsebene werfen wollten.